Рассмотрим подробнее основные функции MS Access, чтобы иметь более ясное представление о его возможностях.
В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. База данных в Access 2007 может содержать следующие типы объектов (см. рис. 1): таблица, запрос, форма, отчёт, страница, макрос, модуль .
Рисунок 1. Окно объектов базы данных
Access может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать множество таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb.
Таблица – это объект, соответствующий понятию «таблица» в теории реляционных баз данных. Для каждой таблицы в Access можно определить первичный ключ и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным .
Access позволяет создавать структуру таблицы в трех режимах – в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Разница предполагает использование этих средств пользователями с разным уровнем подготовки, разными целями и перспективами использования данных. Естественно имеется возможность просматривать, редактировать, удалять и добавлять записи, осуществлять поиск, замену, сортировку данных, изменять вид таблицы. Связи между таблицами определяются специальным средством, которое называется «Схема данных».
Рисунок 2. Схема данных
Это удобный графический инструмент, позволяющий создавать связи между определенными полями таблиц, задавать различные типы отношений, устанавливать ограничения ссылочной целостности. При этом изменения сразу применяются в базе данных (естественно, если содержащиеся данные удовлетворяют всем условиям) Полученную диаграмму таблиц и связей можно распечатать, что, несомненно, удобно для разработчика.
Запрос – объект, содержащий текст SQL запроса, имеющий уникальное имя в определенной базе данных. Создать запрос можно с помощью мастера и в режиме конструктора. В первом случае пользователю в интерактивном режиме предлагается выбрать имя таблицы и поля для выборки. Во втором случае можно выбрать несколько таблиц или запросов, связать их графическим способом и определить поля выборки. Также можно задать дополнительные условия для каждого поля и параметры сортировки.
Рисунок 3. Конструктор запроса
Есть еще один способ создания запроса, который встроен в конструктор, – это написание запроса вручную на языке SQL. Однако текстовый редактор, предназначенный для этого имеет явно скудные возможности в плане удобства и наглядности оформления кода. Видимо этот способ не позиционировался разработчиками как основной.
Форма – это специальный объект-контейнер для других интерфейсных компонентов, таких как поля ввода и отображения данных, кнопки и др. На форме разработчик располагает компоненты для ввода, корректировки, просмотра и группировки данных, в зависимости от специфики приложения. Форму также можно создать двумя способами – в режиме конструктора и с помощью мастера. В первом случае разработчик располагает набором компонентов (при необходимости можно зарегистрировать свои ActiveX), которые свободно размещает на форме и задает их параметры. В режиме мастера пользователь просто выбирает таблицу, поля и стиль оформления, а форма генерируется автоматически.
Отчёт – объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан либо включён в документ другого приложения. Этот документ содержит результаты выборки из базы данных в виде структурированной информации (например в виде таблицы или списка). MS Access обладает богатыми возможностями по оформлению и форматированию отчетов. Те же два режима создания есть и у отчета. В режиме мастера у пользователя имеется возможность задать множество параметров, практически полностью определяющих желаемый внешний вид отчета. Для создания нестандартных отчетов лучше пользоваться конструктором.
Страницы – средство публикации данных в локальной сети или Internet. Создаваемая страница проектируется подобно форме (с некоторыми отличиями в используемых компонентах), при работе с ней можно не только просматривать, но и изменять данные в базе. После сохранения страницы как объекта в БД ее можно экспортировать в виде файла в формате HTML и использовать для доступа к данным через интернет-браузер.
Макрос – это объект, представляющий собой последовательность макрокоманд для автоматизации наиболее часто выполняемых действий при работе с базой. Макрокоманды выбираются из имеющего списка, а параметры задаются разработчиком. Выполнить макрос можно по нажатию на кнопку и программным методом в коде.
Модуль – контейнер программного кода на VBA. Для их редактирования и просмотра используется оболочка Редактора Visual Basic. Весь программный код приложения содержится в наборе модулей. Здесь он имеет то же смысловое значение, как и в любом языке программирования.
Это полный список объектов, которые можно хранить в базе данных MS Access, который, впрочем, похож и в других настольных СУБД подобного класса, например Paradox.
Access предоставляет следующие функциональные возможности.
1. Ввод данных. Ввод данных может осуществляться следующими способами: вручную прямо в таблицу (сюда же относится вставка содержимого буфера обмена); вручную в поля формы; прямой импорт данных из других источников (базы Access, текстовые файлы, формат DBF, электронные таблицы, источники данных ODBC); программным методом, который может сочетать в себе любые средства, которые возможно реализовать на VBA. Последний способ обладает наибольшей гибкостью и представляет практически неограниченные возможности, однако он самый сложный в реализации и требует определенного уровня знаний программирования.
2. Изменение данных. Редактирование возможно следующими способами: вручную прямо в таблице; в полях форм; в окне браузера, в котором загружена web-страница из БД; программным методом.
3. Вывод данных. Здесь Access предоставляет такие возможности: вывод на экран монитора в табличном виде, полях форм или отчетов; экспорт в другие форматы данных (те же, что при импорте); вывод на печать, в основном в виде отчетов; вывод данных в интернет-браузер с помощью объекта Страница в пределах определенной сети; программный экспорт и вывод информации.
4. Взаимодействие с другими источниками и потребителями информации. В этом плане Access может выступать как сервер или клиент автоматизации. Особенно прозрачно настраиваются связи с другими продуктами пакета Microsoft Office. Например вы можете иметь документ Microsoft Word, в котором будут присутствовать поля из БД Access, изменение данных в базе автоматически отображается в документе. Это позволяет создавать гибкие решения, интегрирующие данные в офисных средствах. 5. Использование базы данных MS Access другими приложениями. Такой вариант использует файл MDB как хранилище данных. Программа, которая обращается к данным, может быть написана на любом языке высокого уровня. В данном случае используются таблицы и запросы. О поддержании ссылочной целостности и актуальности данных следит ядро БД. Взаимодействие происходит через ODBC-драйвер Microsoft Jet Engine.
6. Средства создания приложений. Создание приложений на Access во многом подобно всем остальным средствам автоматизации Microsoft Office. Здесь используется интерпретируемый язык Visual Basic for Applications, что приводит, как и при использовании любого интерпретируемого языка, к определенному увеличению затрат процессорного времени и уменьшению скорости работы программ и обработки данных. Для успешной разработки необходимо знать объектную модель самого Access и особенности ее использования.
7. Управления данными в многопользовательском режиме. При работе с Базами Данных в многопользовательском режиме возникают ситуации, когда необходимо ограничить число обращающихся пользователей к данным. Это делается для того, чтобы предотвратить одновременное обновление одной и той же записи, при глобальном обновлении данных или при техническом обслуживания самой Базы Данных.
Ядро БД Access обеспечивает три уровня блокировок:
Блокировка базы данных. На этом уровне блокировки к БД может обращаться только один пользователь. Такой уровень блокировки применяется для глобального изменения или обновления данных или при техническом обслуживании Базы Данных – сжатии.
Блокировка таблицы. На этом уровне блокировки к таблице может обращаться только один пользователь. Такой уровень блокировки применяется в тех случаях, когда необходимо обработать сразу несколько записей таблицы.
Блокировка страницы. На этом уровне к заблокированной странице может обращаться только один пользователь. Это самый нижний уровень блокировки. Процессор Microsoft Jet автоматически устанавливает блокировку страницы и не может контролироваться вашей программой. Страница данных может содержать несколько записей, размер его равен 26 кб. Блокировка страницы означает блокировку всех записей, находящейся на этой странице. Если длина записи – 512 байтов, то будет заблокированной 4 записи, а если 50 байтов то 40 записей. Точное число записей нельзя заранее ни определить, ни задать, т.к. таблица может содержать удаленные записи (которые удаляются только во время уплотнения).
Блокировка на уровне таблицы имеет два режима – пессимистический и оптимистический. По умолчанию устанавливается пессимистическая блокировка.
8. Администрирование. Преимущество монопольного режима работы фактически привело к вырождению функций администрирования БД и в связи с этим – к отсутствию инструментальных средств администрирования в обычном понимании этого слова в MS Access. Имеющиеся же средства позволяют сделать следующее: имеется возможность разделения базы данных Microsoft Access на два файла, в одном из которых содержатся таблицы, а в другом запросы, формы, отчеты, макросы, модули и ярлыки страниц доступа к данным. Это позволяет пользователям иметь доступ к общему источнику данных и при этом создавать свои собственные формы, отчеты и другие объекты, а также сократить сетевой трафик; существует возможность связывания таблиц из других баз данных Microsoft Access или иных источников. Например, может потребоваться использование таблицы из другой базы данных Microsoft Access, открытой для совместной работы по сети. Это особенно полезно при необходимости хранить все таблицы в одной базе данных на сетевом сервере, сохраняя формы, отчеты и другие объекты в отдельной базе данных, копии которой имеются у всех пользователей общей базы данных; средства репликации Microsoft Access, доступные в базе данных (.mdb) и в проекте (.adp), позволяют создавать реплики и синхронизировать их по требованию при работе в Microsoft Access; средства защиты и разграничения доступа. Простейшим способом защиты является установка пароля для открытия базы данных. База данных может быть зашифрована. При шифровании базы данных ее файл сжимается и становится недоступным для чтения с помощью служебных программ или текстовых редакторов. Дешифрование базы данных отменяет результаты операции шифрования. Наиболее гибкий и распространенный способ защиты базы данных называется защитой на уровне пользователей. Этот способ защиты подобен способам, используемым в большинстве сетевых систем. Однако как уже отмечалось, подбор пароля администратора не представляет сложности для специалиста по взлому; имеется возможность преобразования БД в формат более ранней версии MS Access для обеспечения совместимости в некоторых случаях; и наконец, средство для сжатия базы данных, которое стирает информацию об удаленных строках и уменьшает размер файла MDB на диске. Это приводит к большей производительности и в некоторых случаях может восстановить базу данных (например, после неожиданного отключения питания).
Также необходимо упомянуть, что в Access изначально имеются шаблоны типовых баз данных для автоматизации наиболее распространенных задач.
Рисунок 4. Шаблоны баз данных
Пользователь в интерактивном режиме Мастера выбирает данные, которые желает иметь в своей БД в соответствии с потребностями предприятия, а MS Access автоматически создает все необходимые объекты. В дальнейшем эту базу данных можно дорабатывать и расширять.
Многозначные поля для сложных данных
Можно создать поле, содержащее несколько значений, также называемых сложными данными. Предположим, что вам нужно назначить задачу одному из сотрудников или подрядчиков, но вы хотели бы назначить эту задачу нескольким людям. В большинстве систем управления базами данных и в ранних версиях Access в таком случае нужно было бы создать связь типа «многие-ко-многим», чтобы избежать ошибок.
В Office Access 2007 самая сложная часть работы делается автоматически, когда выбирается поле для ввода нескольких значений. Многозначные поля особенно удобны при использовании Office Access 2007 для работы со списком SharePoint, который содержит один из типов многозначных полей, используемых в компоненте «Windows SharePoint Services». Приложение Office Access 2007 совместимо с этими типами данных .
Новый тип данных «Вложение» позволяет хранить все типы документов и двоичные файлы в базе данных, при этом не происходит ненужного увеличения размера базы данных. Office Access 2007 автоматически выполняет сжатие вложений, когда это возможно, чтобы оставить как можно больше свободного пространства. Нужно вложить документ Microsoft Office Word 2007 в запись или сохранить в базе данных несколько цифровых фотографий. Использование вложений значительно облегчает выполнение таких задач. Можно даже добавлять несколько вложений к одной записи.
Поля МЕМО теперь хранят форматированный текст и поддерживают журнал исправлений.
Теперь в Office Access 2007 поддерживается форматированный текст, который можно использовать в записях наряду с обычным текстом. Текст можно форматировать с помощью различных параметров (таких как полужирное и курсивное начертание, а также применять различные шрифты, цвета и другие обычные параметры форматирования) и хранить в базе данных. Форматированный текст хранится в поле МЕМО в формате на основе HTML, который совместим с типом данных «Форматированный текст» в компоненте «Windows SharePoint Services». Задайте для свойства TextFormat значение либо RichText, либо PlainText, и данные в текстовых полях и в режиме таблицы будут отформатированы должным образом.
Поля МЕМО удобно использовать для хранения больших объемов данных. С помощью Office Access 2007 можно задать свойство Только добавление, чтобы сохранить в поле МЕМО записи обо всех изменениях. Затем можно просмотреть журнал этих изменений. Эта функция также поддерживает функцию отслеживания в компоненте «Windows SharePoint Services». Таким образом, можно также использовать Access для просмотра журнала содержимого списка SharePoint.
Итак на предыдущей лекции рассмотрены основные принципы фактографических ИС: структурирование данных и построение двумерных таблиц; основы реляционного подхода основы алгебры логики и принципы поиска информации. Создать новую базу данных файл.MDB открыть существующую базу данных файл. ccess многооконное приложение однако в любой момент может быть открыто только одна база данных.
Поделитесь работой в социальных сетях
Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск
Тема:
СУБД MS Access . Назначение, функциональные возможности. Построение простых реляционных таблиц.
Итак, на предыдущей лекции рассмотрены основные принципы фактографических ИС:
- структурирование данных и построение двумерных таблиц;
- основы реляционного подхода
- основы алгебры логики и принципы поиска информации.
На следующих трех лекциях мы изучим технику создания простейших ИС на примере СУБД MS Access 2000.
- Общие сведения об MS Access .
Запуск и общий интерфейс Access
MS Access это набор инструментальных средств для создания и эксплуатации ИС. Другими словами средства MS Access предназначены для обслуживания двух принципиально разных функций ИС:
- Проектирование и модификация структуры БД;
- Манипуляция с данными ИС.
Ссылка на приложение MS Access обычно находится в одном из подчиненных меню пункта Главного меню Программы , а ярлык на рабочем столе имеет изображение ключа . Запуск и завершение MS Access осуществляется любым из стандартных способов, предусмотренных в среде Windows .
Интерфейс Access кажется необозримым, т.к. набор команд меню и панелей инструментов меняется при переходе к очередной операции. Однако структура окна Access строго соответствует стандарту Windows для окна любой программы-приложения.
Поэтому в окне Access мы различаем следующие элементы интерфейса:
- Три типа меню горизонтальное (главное), ниспадающее и контекстное;
- Панели инструментов;
- Строки состояния;
- Полосы прокрутки;
- Различные элементы диалоговых окон и окон объектов (командные кнопки, списки и т.д.)
Это означает, что вам не надо заново переучиваться для работы в Access, т.к. вы хорошо знакомы с интерфейсом Word и Excel. Надо просто последовательно уяснить основные возможности и общую логику интерфейса Access.
Принципиальная схема работы с MS Access
Создание БД.
После загрузки Access возможны два варианта продолжения (см. рис 2.1):
- создать новую базу данных (файл *. MDB )
- открыть существующую базу данных (файл *. MDB )
Рис. 2.1. Создание БД
Далее на экране появляется стандартный файлер (рис 2.2), в котором вам надо указать имя и адрес создаваемого файла БД. (Весь процесс создания БД и ее наполнения мы будем разбирать на примере макета БД ПОСТАВКИ, созданного на предыдущей лекции.)
Рис. 2.2. Сохранение созданного файла с именем Поставки.
Access многооконное приложение, однако в любой момент может быть открыто только одна база данных. Именно ее окно является главным окном документа в приложении Access и его закрытие означает закрытие соответствующего файла *. MDB (рис 2.3).
Объекты Access
Итак, объектом обработки MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя и расширение.MDB. В этот файл входят (или могут входить) основные объекты MS Access:
- Таблицы (обязательный базовый объект Access, содержащий собственно данные)
- Формы (необязательный элемент, который, однако, позволяет упростить операции ввода и просмотра данных)
- Запросы (производная таблица, в которой собираются данные из других таблиц и проводятся над ними различные операции)
- Отчеты (это тот же запрос, но красиво оформленный для представления на бумаге данных в наглядном виде)
- Макросы (наборы простых инструкций по управлению данными, которые могут быть выполнены с помощью горячей клавиши или мыши)
- Модули (это коллекция VBA -процедур, которая позволяет полностью автоматизировать работу с базой данных)
Каждый объект и работу с ним мы подробно рассмотрим позднее (кроме Макросов и Модулей , знакомство с которыми выходит за рамки нашего курса), а пока перечислим последовательность создания и эксплуатации ИС средствами Access:
- Проектирование базовых объектов ИС двумерных таблиц, с разными типами данных (макеты таких таблиц Поставки, Клиенты и Продукты созданы "на бумаге" на предыдущей лекции).
- Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных.
- Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц средствами Access. Эту группу операций на "описательном" уровне мы подробно рассмотрели на предыдущей лекции (контроль информации, индексирование таблиц, аппарат логической алгебры).
- Создание, модификация и использование производных объектов ИС (форм, запросов и отчетов).
По сути дела, таблицы и формы применяются для обслуживания "начинки" базы данных, а запросы и отчеты выполняют основную функцию ИС извлечение, преобразование и представление информации.
Рис. 2.3. Главное окно базы данных.
Перечень возможных объектов БД находится в главном окне базы данных (слева) таблицы, запросы и т.д. (рис. 2.3). Любой объект можно открыть в собственном (дочернем) окне. С дочерним окном можно работать автономно (открывать, закрывать, сохранять с заданным именем и т.п.) точно так же, как это делается с файлами. Но главное окно базы данных при этом обязательно должно быть открыто, т.к. его закрытие закрывает всю БД вместе с содержащимися в ней объектами .
Следует четко различать две группы операций в Access:
- создание, открытие и закрытие файла базы данных (*. MDB );
- манипуляции с объектами Access: команды Сохранить и Сохранить как … применяются автономно к каждому открытому объекту БД (таблице, запросу и т.д.)
Итак, информационная система, созданная в MS Access это файл базы данных.MDB плюс инструментарий самой Access. Эксплуатация такой ИС это обработка документа.MDB приложением Access.
- Создание таблиц в MS Access .
Прежде, чем пользоваться каким-либо объектом (например, заполнять данными таблицу), надо создать этот объект.
В новой пустой базе данных нет созданных объектов. В панели инструментов окна базы данных доступна одна кнопка: «Создать», в данном случае создать новую таблицу.
Таблица это базовый объект Access: проектируются таблицы именно так, как обсуждалось на предыдущей лекции (рис. 2.4). Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе подготовленных двумерных таблиц.
ПОСТАВКИ .
Имя поля |
Дополнительная информация |
Тип данных |
|
Код поставки |
числовые |
||
Код клиента |
числовые |
||
Код продукта |
числовые |
||
Объем |
числовые |
||
Дата поставки |
ДД.ММ.ГГГГ |
данные типа даты |
КЛИЕНТЫ .
Имя поля |
Дополнительная информация |
Тип данных |
|
Код клиента |
текстовые |
||
Клиент |
числовые |
||
Телефон клиента |
текстовые |
||
Адрес клиента |
текстовые |
ПРОДУКТЫ
Имя поля |
Дополнительная информация |
Тип данных |
|
Код продукта |
текстовые |
||
Продукт |
числовые |
||
Цена продукта |
руб. / т |
числовые |
Рис. 2.4. Подготовленные макеты таблиц базы данных ПОСТАВКИ.
Создать новую таблицу можно несколькими способами, перечень которых представлен в диалоговом окне Новая таблица (рис 2.5).
Рис. 2.5. Окно режима создания таблицы.
Совет для начинающих: таблицы и запросы создавать вручную, формы и отчеты с помощью мастера.
Создание таблиц вручную.
Ввод, редактирование и удаление полей в режиме Конструктора
При создании таблицы вручную рекомендуется режим Конструктор . После выбора режима Конструктор появляется макет создаваемой таблицы (рис. 2.6) с бланком свойств в нижней части окна. Создадим таблицу Продукты , макет которой на бумаге уже есть (см. рис. 2.4).
Рис. 2.6. Окно создания макета таблицы в режиме Конструктор .
Макет таблицы представляет собой просто список полей с указанием имени поля, типа данных и описания (необязательный параметр).
Назначение имен полям.
В столбце Поле вы набираете произвольное имя первого поля. Правила назначения имен любым объектам Access очень просты:
- имена не могут быть более 64 произвольных символов;
- недопустимы: точка (.), знак восклицания (!), гравис (` ), квадратные скобки (), управляющие символы ASCCI (с кодом от 0 до 31);
- имя не может начинаться с пробела.
В имя могут входить и русские буквы. Нежелательно использовать пробелы (лучше использовать заглавную букву для второго слова (например, КодПродукта) или знак подчеркивания (Код_Продукта)), знаки пунктуации , стандартные названия функций и методов (Name , Date , Count ). Неудобны длинные имена, т.к. при просмотре сильно растягиваю таблицу по горизонтали и делают ее плохо обозримой.
После ввода имени первого поля (КодПродукта ) перемещаемся в столбец Тип данных . Для перемещения между столбцами и строками можно нажать Tab , Enter или просто щелкнуть мышкой на нужной ячейке.
Типы полей.
В Access допускаются следующие типы данных:
- Текстовый произвольная последовательность символов длиной до 255;
- Числовой любое число;
- Денежный
- Дата / время
- Логический - TRUE или FALSE
- Счетчик тип поля "Счетчик" удобно применять для первичного ключа таблицы (если не используется иное). В качестве значений таких поле Access автоматически выбирает целые порядковые номера (1,2,3….). В дальнейшем номер, присвоенный записи при ее создании, не изменяется (независимо от удаления или вставки новых записей).
- Поле объекта OLE
- Гиперссылка
Например, последовательно вводим имена полей и задаем их типы (в соответствии с таблицей Продукты):
- Полю КодПродукта присваиваем тип Счетчик , т.к. это поле является первичным ключом таблицы Продукты .
- Полю Продукт присваиваем тип Текстовый
- Полю Цена присваиваем тип Денежный
Бланк свойств поля.
Бланк свойств (характеристик) представляет собой перечень свойств (слева название свойства, справа значение этого свойства) с окном подсказки по каждому свойству.
Перечень свойств меняется, в зависимости от типа данных, который в текущий момент отражается в столбце Тип данных . Щелкнув мышью на поле значения в бланке свойств, можно изменить это значение (в рамках допустимого для этого типа данных).
Большинство значений свойств принимается системой по умолчанию, некоторые можно выбрать из раскрывающегося списка. Приведем рекомендации, которым целесообразно следовать при выборе значения свойства.
Для текстового поля надо указать размер допустимую длину значения поля в символах (например, 20 или 40).
Для числового поля надо указать размер - формат представления в машине (байт, целое (два байта), длинное целое, действительное, одинарное или двойное с плавающей точкой).
Для поля Дата/время надо указать формат даты выбрать из раскрывающегося списка, например Каткий формат даты (в русской версии ДД.ММ.ГГ) или Краткий формат времени (ЧЧ.ММ). Тогда система будет знать, как обрабатывать введенные значения.
В качестве значения свойства Условие на значение можно указать правило верификации , т.е. логическое выражение, которое не пропускает ввод ошибочных значений в поле. Например, если при составлении базы успеваемости для поля БАЛЛ записать: БАЛЛ>=1 AND БАЛЛ <=50, система признает ошибочным любые значения, кроме 1-50.
В свойстве Сообщение об ошибке можно записать любое сообщение, которое выводится на экран при попытке ввести недопустимое значение при заполнении таблицы (например, "Введите значение балла 1-50").
В свойстве обязательное поле можно указать "Да" (пустые значения не допускаются) или "Нет" (пустые значения допускаются).
Если в первичный ключ вашей таблицы входит одно поле, в свойстве Индексированное поле для него выберите: "Да, совпадения не допускаются", а затем в панели инструментов на кнопке "Определить ключ" (с изображением ключа). Тем самым вы определите первичный ключ своей таблицы (и запретите ввод записей с повторяющимся значением первичного ключа).
Сохранение таблицы.
Завершив создание макета таблицы, выберите команду Файл-Сохранить как и присвойте имя новой таблице. Правила именования для таблиц такие же, как и для полей. Если вы попытаетесь закрыть окно конструктора, не сохранив макет, система напомнит, что надо дать таблице имя (рис. 2.7), либо аннулировать свою работу.
Рис. 2.7. Окно сохранения макета таблицы с именем Продукты .
Ключевые поля.
Если на этапе конструирования макета ключевое поле не было задано, то при сохранении система обязательно напомнит вам об этом (рис 2.8).
Рис. 2.8.
Если для некоторого поля был задан тип поля "Счетчик" (как в примере для поля КодПродукта ), то система автоматически выберет это поле в качестве первичного ключа таблицы (при подтверждении создания ключевого поля).
Открытие существующей таблицы.
После сохранения созданного макета таблицы Продукты, она появилась в списке таблиц в главном окне базы данных Поставки (рис. 2.9). Для открытия существующей таблицы надо просто выделить эту таблицу в списке и выбрать режим работы с таблицей в панели инструментов главного окна (Конструктор или Открыть).
Например, откроем созданный макет Продукты в режиме Конструктора . Поскольку ключевое поле создавалось автоматически при сохранении макета, то в открытом макете таблицы мы увидим изменения (рис. 2.10):
- Слева от поля КодПродукта появилось изображение
ключа
(ключевое поле)
- В свойстве Индексированное поле появилось: "Да, совпадения не допускаются".
Рис. 2.9. Окно базы данных с созданной таблицей Продукты
Рис. 2.10. Окно таблицы Продукты (в режиме Конструктор).
Заполнение созданной таблицы в режиме Таблица.
Если для существующей (и выделенной) таблицы выбрать кнопку Открыть в панели инструментов главного окна или просто нажать Enter (или дважды щелкнуть мышкой), таблица откроется в режиме Таблица (рис.2.11). Пока таблица Продукты пуста, поскольку мы создали только ее макет (задали имена полей и тип данных).
Рис. 2.11 а. Окно таблицы Продукты (в режиме Таблица).
При вводе данных используется основной стандарт редактирования любых таблиц в Windows . Закончив ввод или модификацию данных в конкретном поле, нажмите Tab или Enter (или щелкните мышкой в другой ячейке таблицы) для перехода к следующей ячейке.
Кроме того, по таблице можно перемещаться с помощью стрелок курсора.
Рис. 2.11 б. Результат заполнения таблицы Продукты (в режиме Таблица).
В строке состояния (рис 2.11) указывается общее число записей в таблице и номер текущей записи (строка, в которой мерцает курсор и в которую можно вводить данные). Текущая запись отмечается стрелкой в левой части окна (в области маркировки записей). Последняя строка таблицы пуста, помечена знаком (звездочка) и готова к добавлению данных.
Импорт таблиц.
Средства Access позволяют не только вручную создавать и заполнять таблицы, но и работать с данными других форматов. Например, можно в Access импортировать данные, хранящиеся в формате TXT (текстовые файлы) или XLS (электронные книги или таблицы Excel). Для этого при создании новой таблицы выберем в окне Новая таблица (рис. 2.5) режим Импорт таблиц.
Создание новой таблицы путем импорта из тестового файла (без ключевого поля).
Клиенты путем импорта данных из текстового файла.
Пусть данные о клиентах хранятся в файле Клиенты. txt . Известно, что это текстовый файл с разделителем данных (точка с запятой). В качестве данных приводятся: название фирмы-покупателя; телефон; адрес.
Процедура импорта данных из текстового файла в Access подобна импорту текста в таблицы Excel и заключается в следующем:
- В режиме Импорта таблиц откроется диалоговое окно Импорт (стандартный файлер). Задав Тип файла -Текстовые файлы, найти папку, содержащую нужный текстовый файл и подтвердить его импорт (файл Клиенты. txt ).
- В окне мастера Импорт текста
- Шаг 1: задать параметр с разделителями
- Шаг 2: установить разделитель (точка с запятой )
- в новой)
- Шаг 4: описать каждое поле (задать имя, тип данных и если нужно, индекс)
В соответствии с раннее разработанной структурой таблицы Клиенты (рис 2.4) задаем поля: Клиент, текстовое; Телефон, текстовое; Адрес, текстовое.
- Шаг 6: выбрать параметр определения первичного ключа таблица. Можно указать автоматическое создание ключа, выбрать поле, которое будет использоваться в качестве или вообще не создавать первичный ключ.
Выбираем автоматическое создание ключа (добавляется ключевое поле Код типа Счетчик размером Длинное целое, индексированное Совпадения не допускаются)
- Шаг 7: присвоить создаваемой таблице имя (по умолчанию предлагается имя текстового файла).
Таблице присваиваем имя Клиенты.
Результат импорта данных из текстового файла в таблицу Клиенты представлен на рис. 2.12.
Создание новой таблицы путем импорта из файла Excel (с ключевым полем)
Создадим в БД ПОСТАВКИ новую таблицу Поставки путем импорта данных из таблицы Excel.
Пусть данные о поставках хранятся в файле Поставки. xls . Известно, что это таблица из четырех столбцов с заголовками: КодПоставки, Дата, Объем, КодКлиента, КодПродукта. В строках приведены соответствующие данные за некоторый период времени.
При импорте данных из электронной таблицы Excel с помощью интерфейса Access используется мастер Импорт электронной таблицы, который содержит подробные инструкции по выполнению операции импорта.
Однако таблица Excel часто содержит пояснительный текст над столбцами данных или итоговые суммы внизу столбцов цифр, что может полностью сорвать операцию импорта. Для обеспечения "чистого" импорта всегда следует привести электронную таблицу в соответствие с заголовками столбцов или подготовить именованный диапазон, включающий только те элементы данных, которые будут импортироваться.
Рис. 2.12. Макет таблицы Клиенты.
Процедура импорта данных из таблицы Excel в Access подобна импорту текста и заключается в следующем:
- В режиме Импорта таблиц откроется диалоговое окно Импорт (стандартный файлер). Задав Тип файла Microsoft Excel, найти папку, содержащую нужный файл и подтвердить его импорт (файл Поставки. xls )
- В окне мастера Импорт электронной таблицы:
- Шаг 1: выбрать листы или поименованные диапазоны (выбираем диапазон Postavky )
- Шаг 2: установить флажок, если Первая строка содержит заголовки столбцов (да )
- Шаг 3: данные сохранить в новой или существующей таблице (в новой )
- Шаг 4: описать каждое поле (задать имя и если нужно, индекс). Типы данных Excel обычно преобразуются в соответствующий тип данных Access, но, если этого не произошло, то использовать раскрывающийся список Тип данных. Если список Тип данных отключен, то для выбранного поля доступен только один тип данных.
В соответствии с раннее разработанной структурой таблицы Поставки (рис 2.4) задаем поля: КодПоставки, идекс (да, Совпадения не допускаются); Дата; Объем; КодКлиента, идекс (да, Совпадения допускаются); КодПродукта, идекс (да, Совпадения допускаются) (рис.2.13).
- Шаг 5: выбрать параметр определения первичного ключа таблица. Можно указать автоматическое создание ключа, выбрать поле, которое будет использоваться в качестве или вообще не создавать первичный ключ.
Выбираем в качестве первичного ключа поле КодПоставки
- Шаг 6: присвоить создаваемой таблице имя (по умолчанию предлагается имя импортируемого диапазона).
Таблице присваиваем имя Поставки.
Рис. 2.13. Диалоговое окно описания полей импорта из таблицы Excel.
После завершения импорта надо обязательно поправить таблицу в Конструкторе: изменить размер для полей с индексом (КодПоставки, КодПродукта и КодКлиента) на Длинное целое , т.к. ключевые поля впоследствии могут участвовать в связывании таблиц по полю, имеющему тип Счетчик.
- Связь между таблицами и целостность данных.
Общие положения.
Между одноименными полями двух таблиц Access автоматически устанавливает связь . Например, между таблицами Поставки и Продукты устанавливается связь по полю КодПродукта. Это означает, что при составлении отчетов по поставкам, Access соединит каждую запись с наименованием продукта из таблицы Продукты со всеми записями таблицы Поставки , в которых значение поля КодПродукта (цифровое) совпадает со значением этого поля в записи таблицы Продукты (например, 1 заменится на Бензин автомобильный Аи-95).
Кроме того, Access позволяет вручную установить связь между таблицами по разноименным полям. Однако, во избежание путаницы, лучше присваивать одинаковым полям в разных таблицах одинаковые имена.
Техника создания связей между таблицами.
Установление связей между таблицами рассмотрим на конкретном примере нашей базе данных ПОСТАВКИ.
Выберите команду Сервис_Схема данных . На экране появится диалоговое окно (рис. 2.14) со списком всех таблиц открытой базы данных. Надо указать системе те таблицы, между которыми вы устанавливаете связи. Выделите таблицу Поставки и нажмите кнопку Добавить , затем то же самое проделайте с таблицами Клиенты и Продукты . Нажмите кнопку Закрыть . На экране появится окно документа Схема данных (рис. 2.15)
Рис. 2.14. Окно добавления таблиц в схему данных.
Это окно содержит все таблицы базы данных, между которыми устанавливаются связи. Для установления связи между двумя таблицами можно методом " Drag - and - Drop " переместить имя поля с первичным ключом главной таблицы на одноименной поле подчиненной таблицы (на рис. 2.15 показана уже завершенная схема).
Рис. 2.15. Окно документа Схема данных
Прежде всего, установим связь между таблицами Продукты и Поставки . Перемещаем КодПродукта из таблицы Продукты на КодПродукта в таблице Поставки и отпустите левую кнопку мыши.
На экране появится диалоговое окно Изменение связи (рис. 2.16).
Рис. 2.16. Окно определения параметров связи между таблицами.
В этом окне установите флажок "Обеспечение целостности данных". Этим вы включаете механизм поддержки целостности данных в таблице Продукты и Поставки .
После активизации флажка "Обеспечение целостности данных" определяется Тип отношения (в примере один-ко-многим) и становятся доступными два флажка каскадных операций.
Целостность данных.
Механизм поддержки целостности данных обеспечивает согласованность между двумя связанными таблицами.
Целостность данных означает:
- в связанное поле
подчиненной
таблицы можно вводить только те значения, которые имеются в связанном поле
главной
таблицы (например, в таблицу
Поставки
нельзя ввести запись с кодом продукта, отсутствующим в таблице
Продукты
)
- из главной таблицы нельзя удалить запись, у которой значение связанного поля совпадает хотя бы с одним значением того же поля в подчиненной таблице (например, из таблицы Продукты нельзя удалить код продукта, который еще не удален из таблицы Поставки ).
При попытке нарушить эти запреты, Access выдает сообщение об ошибке.
Каскадное обновление поле и каскадное удаление записей.
При установке характеристик связи (рис. 2.16) можно установить любой флажок (или оба) каскадной модификации обновления или удаления.
Каскадное обновление полей означает, что изменение значения связанного поля в главной таблице (например, кода продукта) автоматически будет отражено в связанных записях подчиненной таблицы. Для нашего примера: если изменился код продукта в словаре продуктов, то он будет заменен и во всех заказах данного продукта.
Каскадное удаление записей означает, что при удалении записи из главной таблицы (например, записи с кодом продукта 4)из подчиненной таблицы будут удалены все записи, у которых значение связанного поля совпадает с удаляемым значением (заказы продукта с кодом 4). Для нашего примера: если из словаря продуктов удалить код продукта, удаляются и все заказы данного продукта.
После подтверждения ее Создания связи с установленными параметрами на экране вновь появится окно Схема данных с графическим изображением установленной связи (рис. 2.15).
Пометки у концов линии связи означают, что одна запись таблицы Продукты может иметь сколько угодно связанных записей в таблице Поставки .
Точно так же устанавливается связь между таблицами Клиенты и Поставки .
Для удаления связи надо выделить ее (щелкнуть мышью на линии связи) и нажать клавишу { Del }.
Другие похожие работы, которые могут вас заинтересовать.вшм> |
|||
9104. | СУБД MS Access. Отчеты | 398.91 KB | |
Как и любой объект ccess можно создать отчет вручную или с помощью Мастера отчетов рекомендуется для создания чернового варианта отчета. Процесс создания нового отчета аналогичен созданию любого объекта ccess т. надо просто выбрать объект базы данных Отчет Создать и далее в диалоговом окне Новый отчет выбрать режим создания отчета. Режим Конструктор лучше использовать для модификации настройки отчета созданного вчерне с помощью Мастера или Автоотчета. | |||
4445. | Основные объекты СУБД MS Access | 19.85 KB | |
Access – это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. Access дает возможность также автоматизировать часто выполняемые операции. | |||
9102. | СУБД MS Access. Создание запросов | 811.23 KB | |
При выполнении обычного запроса запроса на выборку результаты являются динамическим набором данных. При создании макета запроса т. При разработке конкретного запроса допускается любое сочетание базовых операций. Создание запроса на выборку. | |||
9877. | Создание пользовательских баз данных в СУБД Access | 290.11 KB | |
Создание пользовательских баз данных в СУБД ccess посвящена созданию базы данных для учета и обработки информации по деловой документации предприятия частного бизнеса. Разработанная база данных будет использоваться в делопроизводстве предприятия. Использование данной базы данных позволяет сократить время требуемое на подготовку отчетов уменьшить непроизводительные затраты что дает для частного предприятия прямой экономический эффект... | |||
20690. | СУБД Access база данных Музыкальная школа | 448.49 KB | |
Существует несколько разновидностей систем управления базами данных СУБД одни ориентированы на программистов другие - на обычных пользователей. Она позволяет не прибегая к программированию с легкостью выполнять основные операции с БД: создание редактирование и обработка данных. Microsoft ccess служит удобным инструментом для ввода анализа и представления данных и обеспечивает высокую скорость разработки приложений. | |||
9098. | СУБД MS Access. Работа с данными таблицы. Создание форм | 622.88 KB | |
Правка данных и печать формы. Формы. Процесс создания новой формы аналогичен созданию таблицы т. надо просто выбрать объект базы данных Формы Создать и далее в диалоговом окне Новая форма выбрать режим создания формы. | |||
7771. | Бази даних (СУБД Microsoft Office Access 2011) | 147.49 KB | |
Ліверпуль Ударні Запис БД це рядок таблиці конкретна реалізація значення поняття предметної області. Поле БД це стовпець у таблиці даних властивість атрибут даного поняття предметної області. Записи в таблиці відрізняються значеннями своїх полів. Наприклад для таблиці Склад музичної групи ключовим є поле Код. | |||
7166. | Назначение электронных таблиц. Знакомство с MS Excel | 76.37 KB | |
В нижней части окна книги размещаются ярлычки листов и кнопки их прокрутки а в верхней части строка заголовка. Кроме того окно содержит листы и полосы прокрутки. Две средние кнопки служат для прокрутки на один ярлычок влево или вправо. Перечисленные кнопки прокрутки и маркер разделения ярлычков не активизируют листы книги. | |||
13839. | Проектирование базы данных нотариальной конторы с использованием технологий СУБД Access | 13.53 MB | |
Нотариат – один из важнейших институтов правовой системы, призванный способствовать формированию демократического правового государства, в котором надежно защищены права и законные интересы граждан и юридических лиц путем осуществления нотариальных действий. | |||
16795. | Модельный инструментарий прогнозирования АПК: структура и функциональные возможности | 49.43 KB | |
Спектр задач прогнозирования в АПК достаточно широк, что обусловливает необходимость применения разнообразного по структуре и функциям модельного инструментария |
Цель - познакомить с функциональными возможностями СУБД и общей методологией их использования в профессиональной работе, связанной с организацией хранения и обработки данных.
Microsoft Access 2000 входит в состав пакета Microsoft Office 2000. Это полнофункциональная реляционная СУБД.
В Access можно использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange – динамический обмен данными); реализуются также принцип связи и внедрение OLE-объектов, т.е. ссылок на конкретную информацию, которая сохраняется в своей первоначальной форме.
OLE-объектом может быть Excel-таблица, Paintbrush-иллюстрация, звуковой файл и др. Вставлять объекты можно путем копирования объекта через буфер обмена.
Access воспринимает множество различных форматов данных, включая файловые структуры других СУБД (Paradox, dBASE III, dBASE IV, FoxPro и др.).
Access работает с базами данных, которые, будучи созданными в других СУБД, поддерживают стандарт ODBC, включая Microsoft SQL Server, Oracle, DB2 и Rdb.
В Access входят специальные программы: «Конструктор», «Мастер», «Построитель выражений», «Маска ввода», - что позволяет создавать экранные формы, отчеты, запросы.
Программы «Конструктор» содержат инструментальные средства, позволяющие довольно простым способом составлять нужные формы, запросы, отчеты.
Программы «Мастер» помогают проектировать форму или отчет путем ответа пользователя на ряд вопросов для получения законченного отчета (формы, запросы).
Access позволяет обращаться к базам данных, которые созданы в других системах (dBASE, Paradox и др.) без перевода их в формат Access. В Access реализован принцип коллективного представления и обработки данных.
Пользователю предоставляются средства автоматизации разработки приложений - элементов управления: в диалоге с системой пользователь может создать нужные ему элементы управления.
Введено контекстное меню с набором команд - открывается правой кнопкой мыши в любой момент (можно не обращаться к главному меню).
Построитель выражений (expression builder), содержащий список готовых выражений, оказывает пользователю помощь при определении (формировании) выражений в таблице, запросе, форме, отчете, макросе, модуле.
Инструментарий «Переместить и отпустить» позволяет перетягивать запросы, таблицы из окна базы данных в формы, отчеты, а также перетягивать таблицы Excel в окно базы данных Access.
Приложение «Мастер по разработке баз данных» (Database Wizard) содержит более 20 шаблонов, которые создают таблицы, формы, отчеты.
Программы Мастер по созданию форм (Form Wizard) и Мастер отчетов (Report Wizard) предназначены для автоматизации проектирования форм и отчетов. С из помощью можно составлять сложные отчеты на основе более чем одной таблицы. Эти программы анализируют поля, которые включаются в отчет и решают, какую создать форму - простую или отчет.
Конструкторы форм и отчетов позволяют создать на основе информации базы данных формы и отчеты, соответствующие современным технологиям.
Все элементы интерфейса приняли трехмерное отображение. Можно прятать объекты от доступа других пользователей к информации. Расширены функции помощи Help.
Функции контроля правильности вводимого текста и исправления ошибок выполняет Автокорректор (AutoCorrect), а орфографический контроль информации - Мастер орфографического контроля.
MS Access - это не только классическая СУБД, но и система для разработки приложений. Можно разрабатывать приложения для работы с базой данных, не зная язык программирования.
Основные объекты базы данных (рис.1):
Рис. 1. Окно программы MS Access
Таблицы - являются основой базы данных, так как вся информация содержится в них;
– формы – специальные средства для ввода и просмотра данных;
Запросы – служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С их помощью выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию, можно создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления и др.;
Отчеты – предназначены для вывода данных, имеются средства для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.
Страницы – специальные объекты для организации базы данных, размещаемой на Web-странице;
Макросы– предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД;
Модули - предназначены для создания новых функций путем программирования.
Вопросы для самоконтроля:
1. Дайте характеристику MS Access.
- Какими возможностями обладает MS Access?
- Перечислите основные объекты MS Access.
- Перечислите состав специальных программ, входящих в MS Access, их назначение.
Использование MS Access для создания баз данных
· Возможности СУБД MS Access.
· Режимы работы с объектами базы данных в MS Access: оперативный режим, режим конструктора.
· Порядок построения выражений в MS Access.
· Операции с данными в таблице базы данных.
· Назначение и способы создания различных объектов базы данных: форма, отчет, запрос, страница доступа к данным.
· Использование элементов управления в объектах базы данных: форма, отчет, запрос, страница доступа к данным.
· Использование механизма поддержки целостности данных при создании связи между таблицами.
· Средства автоматизации операций с объектами баз данных в СУБД Microsoft Access.
· Возможности изменения настроек и параметров СУБД MS Access.
Возможности Microsoft Access
Средствами Access можно выполнить следующие операции.
1. Проектирование базовых объектов ИС - двумерных таблиц с разными типами данных, включая поля объектов OLE.
2. Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и удаления записей.
3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата логической алгебры(для фильтрации данных).
4. Создание, модификация и использование производных объектов информационных систем (форм, запросов и отчетов), с помощью которых в свою очередь выполняются следующие операции:
· оптимизация пользовательского ввода и просмотра данных(формы);
· соединение данных из различных таблиц;
· проведение групповых операций (т.е. операций над группами записей, объединенных каким-то признаком), с расчетами и формированием вычисляемых полей;
· отбор данных с применением аппарата логической алгебры (запросы);
· составление печатных отчетов по данным, которые содержатся в таблицах и запросах БД.
MS Access обладает исключительно мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов, и это дает возможность пользователю при минимуме предварительной подготовки довольно быстро создать полноценную ИС на уровне таблиц, форм, запросов-выборок и отчетов.
В Microsoft Access 2002 имеется возможность открывать таблицы, запросы, представления, сохраненные процедуры, функции и формы в режимах сводной таблицы и сводной диаграммы. Существует возможность сохранять представления в режимах сводной таблицы и сводной диаграммы в качестве страниц доступа к данным, которые затем может просмотреть любой пользователь, на компьютере которого установлен Microsoft Internet Explorer 5 или более поздняя версия.
Microsoft Access 2002 предоставляет мощные интуитивные способы совместного использования данных XML (Extensible Markup Language), независимо от платформы, формата данных, протокола, схемы и бизнес-правил. Язык XML является не только стандартной технологией передачи данных в Интернете; он быстро превращается в предпочтительную технологию обмена данными между деловыми приложениями.
В Microsoft Access 2002 значительно усовершенствована интеграция Access и SQL Server за счет включения расширенных свойств базы данных SQL в проект Microsoft Access. Применение расширенных свойств в проектах Microsoft Access 2002 сделало возможным использование таких средств, как связи подстановок, условия на значения (также известные как ограничения), форматирование текста и подтаблицы.
Технология работы с MS Access
Вы можете запускать MS Access и завершать ее работу любым из стандартных способов, предусмотренных в среде Windows.
Объектом обработки MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя, и расширение.MDB. В этот файл входят основные объекты MS Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, страницы, макросы и модули.
Разработка базы данных разбивается на следующие основные этапы.
- Определение цели создания базы данных . На первом этапе разработки базы данных необходимо определить ее назначение и как она будет использоваться. Посоветуйтесь с будущими пользователями базы данных. Вместе с ними сформулируйте вопросы, ответы на которые вы и они хотите получать с помощью базы данных. Создайте эскизы отчетов, которые хотелось бы получить. Соберите формы, которые вы уже используете для ввода данных. По мере определения предназначения базы данных начнет формироваться перечень необходимых данных. Зная это, можно определить, какие фактические данные следует сохранять в базе данных и по каким темам распределяются эти данные. Темам должны соответствовать таблицы, а данным - поля (столбцы) в этих таблицах.
- Определение нужных полей в базе данных . Каждое поле содержит определенные фактические данные. Например, может потребоваться следующая информация о заказчиках: название компании, адрес, город, страна и номер телефона. Для каждого типа сведений следует создать отдельное поле. При составлении схемы полей учитывайте следующее.
· Включайте все необходимые сведения. Разбивайте информацию на минимальные логические компоненты. Например, имена сотрудников удобно разбить на два поля - «Имя» и «Фамилия», что облегчит сортировку по фамилиям.
· Не создавайте поля для данных, состоящих из нескольких элементов. Например, если создать в таблице «Поставщики» поле «Товары», содержащее перечень всех товаров этого поставщика, будеттрудно найти поставщиков, поставляющих конкретный товар.
· Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения. Например, в таблице, содержащей поля«Цена» и «Количество», не следует создавать поле, содержащее произведение значений этих полей.
· Не создавайте поля, содержащие аналогичные данные. Например, если создать в таблице «Поставщики» поля «Товар!», «Товар2»и «ТоварЗ», будет трудно найти поставщиков, поставляющих конкретный товар. Кроме того, придется изменять структуру базы данных, если появится поставщик, предлагающий четыре товара. Достаточно будет одного поля для товаров, если поместить это поле в таблицу «Товары», а не в таблицу «Поставщики».
- Определение таблиц, которые должна содержать база данных . Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Список нужных полей подскажет, какие требуются таблицы. Например, если будет использоваться поле «Дата Найма», оно принадлежит теме сведений о сотрудниках, т.е. должно содержаться в таблице «Сотрудники». Потребуются также таблицы «Клиенты», «Товары» и «Заказы».
- Определение таблиц, к которым относятся поля . При решении вопроса, к какой таблице должно относиться каждое поле, необходимо учитывать следующие принципы разработки.
· Включайте каждое поле только в одну таблицу.
· Не включайте поле в таблицу, если в результате его добавления одни и те же данные будут появляться в нескольких записях этой таблицы. Если оказывается, что поле таблицы содержит много повторяющихся данных, это поле, вероятно, помещено не в ту таблицу. Например, при включении поля, содержащего адрес заказчика, в таблицу «Заказы» эта информация будет повторяться во многих записях, если заказчик будет делать разные заказы. Если же поместить адрес в таблицу «Клиенты», он появится только один раз. Данные, хранящиеся только в одной таблице, обновляются только один раз. Это более эффективно и, кроме того, исключает возможность дублирования записей, содержащих разные сведения.
- Определение полей с уникальными значениями в каждой записи . Для связывания в Microsoft Access сведений, хранящихся в разных таблицах, например, для связывания клиента со всеми его заказами, каждая таблица базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющих каждую запись. Такое поле или набор полей называют первичным ключом .
- Определение связей между таблицами . После разбиения сведений на таблицы и определения полей первичного ключа необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять связанные сведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы данных Microsoft Access. При этом полезно изучить связи в существующей базе данных с хорошо организованной структурой, например, в учебной базе данных «Борей».
- Усовершенствование структуры базы данных . После создания нужных таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.
Создайте таблицы в Microsoft Access, создайте между ними связи и введите в таблицы достаточный объем данных для проверки структуры. Чтобы проверить связи в базе данных, посмотрите, удается ли создать запросы для получения нужных сведений. Создайте черновые формы и отчеты, посмотрите, отображаются ли в них те данные, что ожидались. Выполните поиск излишних повторов данных и исключите их.
- Ввод данных и создание других объектов базы данных . Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно ввести все данные. Затем можно создать все необходимые объекты базы данных - запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.
- Использование средств анализа Microsoft Access. В Microsoft Access существуют два инструмента, помогающие усовершенствовать структуру базы данных Microsoft Access. Мастер анализа таблиц позволяет проанализировать структуру таблицы, предложить подходящие новые структуры и связи, а также разделить таблицу на новые связанные таблицы, если это имеет смысл. Анализатор быстродействия исследует всю базу данных и дает рекомендации по ее улучшению, а также может выполнить эти рекомендации.
Создание базы данных
Для создания базы данных в Microsoft Access можно использовать два способа. Простейший способ создания базы данных - использование мастера баз данных для создания всех необходимых таблиц, форм и отчетов. Имеется также возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты - это наиболее гибкий способ, но он требует отдельного определения каждого элемента базы данных. В обоих случаях созданную базу данных можно в любое время изменить и расширить.
Для создания новой базы данных выберите в меню Файл команду Создать , затем в панели задач Создание файла выберите вариант Новая база данных . После этого на экране появляется стандартный файлер, в котором следует открыть нужную папку и задать имя создаваемого файла базы данных. Например, «группа.MDB». Создав файл, Access раскрывает пустое окно базы данных, и в этом окне можно будет проводить все операции - создавать и манипулировать объектами БД. MS Access является многооконным приложением, однако в любой момент может быть открыта только одна база данных. Именно ее окно является главным окном документа в приложении Access, и его закрытие означает закрытие соответствующего файла.MDB.
Рис. 1. Окно базы данных
Окно базы данных порождает множество дочерних окон объектов (таблицы, запроса, формы и т.д.), и каждое такое окно может быть закрыто автономно - любым из стандартных способов Windows. Кроме того, не закрывая окна, вы можете сохранить объект (например, макет таблицы), окно которого находится на экране, и присвоить ему имя - точно так же, как это делается с файлами: командой Файл-Сохранить или Файл-Сохранить как... .
С окном любого объекта (дочерним окном) можно работать либо в оперативном режиме (например, вводить или просматривать данные в таблице), либо в режиме конструктора (например, изменять макет таблицы).
Основные понятия MS Access. Объекты MS Access
Как видно из рис. 1, база данных Access может иметь следующие объекты: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы. Кроме того, квалифицированные пользователи могут работать еще с двумя объектами - макросами и модулями. Макрос - это набор специальных макрокоманд (например, ОткрытьФорму , ПечататьОтчет и т.п.), а модуль - это программа, написанная на языке Access Basic или Visual Basic для приложений.
Таблица является базовым объектом MS Access. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа. Все остальные объекты базы данных являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц.
Форма не является самостоятельным объектом MS Access: она просто помогает нам вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе. Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: выбирают, группируют, представляют, печатают информацию. Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет, или интрасеть с данными, хранящимися в базе данных Microsoft Access или Microsoft SQL Server. С помощью страницы пользователи могут вводить, редактировать и удалять данные из базы данных.
Каждый объект MS Access имеет имя. В Microsoft Access действуют следующие ограничения на имена полей, элементов управления и объектов (табл. 1).
· имя должно содержать не более 64 символов;
· имя может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного символа (") и квадратных скобок ();
· не должно начинаться с символа пробела;
· не должно включать управляющие символы (с кодами ASCII отО до 31);
· не должно включать прямые кавычки (") в именах таблиц, представлений и хранимых процедур в проекте Microsoft Access.
Хотя пробелы внутри имен полей, элементов управления и объектов являются допустимыми, при некоторых обстоятельствах они могут вызывать конфликты в программах Visual Basic.
Определяя имя для поля, элемента управления или объекта, полезно проверить, не совпадает ли это имя с именем свойства или другого элемента, используемого Microsoft Access (для русских имен такая ситуация может возникнуть при совпадении с именем свойства или функции, определяемых пользователем).
Таблица 1 Типы данных, которые могут иметь поля в Microsoft Access
Тип данных |
Использование |
Размер |
Текстовый |
Текст или комбинация текста и чисел (например, адреса), а также числа, не требующие вычислений, (например, номера телефонов, инвентарные номера или почтовые индексы) |
До 255 символов |
Числовой |
Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением финансовых расчетов (для них следует использовать тип «Денежный»). Для более точного определения типа числа используйте свойство Размер поля (FieldSize) |
1,2,4 или 8 байт. 16 байт только для кодов репликации (GUID) |
Поле MEMO |
Длинный текст или числа, например, примечания или описания |
До 64 000 символов |
Дата/время |
Даты и время |
8 байт |
Денежный |
Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 - в дробной |
8 байт |
Счетчик |
Автоматическая вставка последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Этот тип поля удобно применять для первичного ключа таблицы. В качестве значений таких полей Access автоматически выбирает целые порядковые номера (1,2,...). В дальнейшем номер, присвоенный записи при ее создании, не изменяется (независимо от удаления, вставки новых записей и т.п.) |
4 байта. 1 6 байт только для кодов репликации (GUID) |
Логический |
Поля, содержащие только одно из двух возможных значений, таких, как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл» |
1бит |
Поле объекта OLE |
Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие двоичные данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать присоединенную рамку объекта |
До 1 гигабайта (ограничено объемом диска) |
До 64 000 символов |
||
Мастер подстановок |
Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля |
Тот же размер, который имеет первичный ключ, являющийся также и полем подстановок; обычно - 4 байта |
С каждым объектом базы данных работа выполняется в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:
1. оперативный режим, когда просматривается, изменяется или выбирается информация;
2. режим конструктора, когда создается или изменяется макет, структура объекта (например, структура таблицы).
Кроме того, в файл базы данных входит еще один документ, имеющий собственное окно, - Схема данных. В этом окне мы создаем, просматриваем, изменяем и разрываем связи между таблицами. Эти связи помогают нам контролировать данные, создавать запросы и отчеты.
В окне базы данных под стандартной панелью инструментов расположена панель с кнопками «Открыть», «Конструктор» и «Создать», а также кнопки изменения вида представления объектов базы данных. В левой части окна отображается список вкладок (по числу объектов Access) с корешками: Таблица, Запрос, Форма, Отчет, Страницы, Макрос и Модуль . Если выбрана какая-либо вкладка, то в окне базы данных отображается список существующих объектов этого типа данной БД. Например, если выбрать вкладку Таблица , то в окне отображается список таблиц открытой базы данных. Чтобы открыть таблицу, надо выделить ее имя в этом списке и нажать кнопку «Открыть». Чтобы включить в БД новую таблицу, надо нажать кнопку «Создать». Чтобы исправить макет существующей таблицы, надо выделить ее имя в списке и нажать кнопку «Конструктор». Такие же операции выполняются со всеми другими объектами базы данных Access.
Набор пунктов горизонтального меню и состав панелей инструментов зависят от типа и режима окна документа, которое в данный момент активно. Например, окно таблицы в оперативном режиме имеет кнопки «Вырезать», «Сортировать по возрастанию» и др., а в режиме конструктора - кнопки «Свойства», «Определить ключ» и др. Работа с панелями инструментов подчиняется стандарту Windows.
Примечание. Поля типов «Числовой», «Дата/время», «Денежный» и «Логический» имеют предопределенные форматы вывода данных. Формат вывода можно выбрать в ячейке Свойства Формат поля. Можно также создать собственные форматы вывода для всех типов данных, кроме объектов OLE.
Использование справки Microsoft Access
Для получения справки можно воспользоваться полем Задать вопрос , командой Справка Microsoft Access в меню Справка или нажать клавишу F1 . После этого на экране появится окно справки. Для просмотра содержания справки перейдите на вкладку Содержание . Для поиска по конкретным словам или фразам перейдите на вкладку Указатель . Для ввода вопроса в окне справки перейдите на вкладку Мастер ответов , задайте вопрос и щелкните кнопку «Найти». После этого в правой области окна справки будет выведен текст подсказки или в списке найденных разделов будет выведена подсказка «Перефразируйте свой вопрос». Чтобы просмотреть подсказку для команды меню, кнопки панели инструментов или области экрана, выберите в меню Справка пункт Что это такое? , а затем щелкните элемент, сведения по которому требуется просмотреть.
Чтобы просмотреть подсказку к параметру диалогового окна, нажмите в диалоговом окне кнопку с вопросительным знаком, а затем щелкните нужный параметр. (Если кнопка с вопросительным знаком не отображается, выделите параметр и нажмите клавиши Shift+F1 .) Чтобы просмотреть название кнопки на панели инструментов, задержите указатель мыши на нужной кнопке, пока не отобразится ее название.
Чтобы обеспечить предоставление самых последних сведений о Microsoft Office XP, в меню Справка включена ссылки на web-сайт корпорации Microsoft.
Выражения в MS Access
Основным средством выполнения многих операций Microsoft Access являются выражения . Они представляют собой комбинацию символов - идентификаторов, операторов и значений, дающую определенный результат. Например, следующее выражение позволяет вывести в форме, отчете или элементе управления сумму значений полей «СуммаЗаказа» и «СтоимостьДоставки»:
= [СуммаЗаказа] + [СтоимостьДоставки].
В Access можно использовать любое выражение: арифметическое, условное и логическое. Они используются для описания следующих операций.
· Указание значения свойства, которое определяет вычисляемый элемент управления, условие на значение или задает для поля значение по умолчанию, например:
[Номер]<=25 And [Номер]>=10, [Код]=2 Or [Код]=4 Or [Код]=6.
· Указание условий отбора, создание вычисляемого поля или обновление записей в запросе или фильтре.
· Указание условий выполнения макрокоманды или набора макрокоманд в макросе и определение аргументов многих макрокоманд.
· Определение аргументов для многих функций, инструкций и методов в процедурах Visual Basic для приложений.
· Редактирование запросов SQL в режиме SQL окна запроса или определение свойств и аргументов с помощью инструкций SQL.
Операндами выражений могут быть:
· имена полей (они записываются в квадратных скобках), например: [Цена], [Номер],[Сумма] ... ;
· числовые литералы, например: 78, 29.4;
· текстовые литералы (они записываются в кавычках), например:«Мир», «ВАЗ»;
· функции.
MS Access довольно «либеральна» к синтаксису выражений. Например, имя поля можно опустить, если выражение записано в столбце с этим именем; можно опустить «=» (этот знак принимается по умолчанию) и т.д.
Использование значений в выражениях
Для того чтобы указать значение в выражении, используют литералы, константы, функции и идентификаторы. Литералом называют значение в явном представлении, например, число, строковое значение или дату. Примерами значений в явном представлении могут служить «Москва», 123 и #3-февр-99#. Даты необходимо заключать в символы (#), а строковые значения - в прямые кавычки (").
Константа представляет величину с неизменным значением. True, False и Null являются примерами констант, автоматически определяемых в Microsoft Access. Пользователь имеет возможность определить собственные константы языка Visual Basic для приложений, которые могут быть использованы в процедурах Visual Basic.
Функция возвращает значение, которое является результатом расчетов или выполнения других операций. В Microsoft Access определен ряд встроенных функций, например:
· функция Date возвращает текущую дату;
· функция Sum возвращает сумму набора значений поля;
· функция DLookup возвращает значение указанного поля.
В языке Visual Basic пользователь имеет возможность создавать собственные функции.
Идентификатор представляет ссылку на значение поля, элемента управления или свойства. Например, следующий идентификатор определяет ссылку на значение свойства Значение по умолчанию (DefaultValue) элемента управления «ДатаРазмещения» в форме «Заказы»:
Forms! [Заказы] ![ДатаРазмещения]. DefaultValue
Оператор слияния строк & позволяет объединить значение поля, элемента управления или свойства со строкой в явном представлении. Например, в следующем выражении выполняется слияние строки «[КодТипа] = » со значением элемента управления «КодТипа» в форме «Товары»:
«[КодТипа] =» & Forms![Товары]![КодТипа]
Для того чтобы получить в выражениях строку, заключенную в кавычки, следует либо использовать вложенные строки в одинарных кавычках, либо тройные пары прямых кавычек. Например, следующие выражения являются эквивалентными:
Forms! [Контакты]! [Город].DefaultValue = «"Рига"»
Forms! [Контакты]! [Город] .DefaultValue = «««Рига»»»
Примеры некоторых выражений:
Арифметические:
=[Цена]* 1,06; =[ДатаНазначения]-[ДатаИсполнения]
Текстовые:
=[Имя] & " " & [Фамилия] =Right([КодТовара], 2)
Логические:
= IIf ([Подтверждено] = «Да», «Заказ подтвержден», «Заказ не подтвержден»)= IIf (IsNull ([Область]), [Город] & " " & [Индекс], [Город] & " " & [Область] & " " & [Индекс])
Технология разработки базы данных
Определим цель создания данной базы - хранение сведений об учащихся. В качестве базового объекта базы данных определим таблицу, в которой будут храниться следующие данные об учащихся: номер личного дела, фамилия, имя, отчество, дата рождения, домашний адрес, класс. Для их размещения определим одноименные поля таблицы. В качестве ключа таблицы зададим поле № личного дела .
Для создания базы данных запустите MS Access и выберите в меню Файл команду Создать , затем в панели задач Создание файла выберите вариант Новая база данных. После этого в окне Файл новой базы данных откройте нужную папку, например, Новая папка, и задайте имя создаваемого файла базы данных, например, «Группа.MDB».
Создание таблицы
Для создания таблицы выберите в списке вкладок в левой части окна базы данных вкладку Таблица . После этого в окне базы данных будут отображены ярлыки вариантов создания таблицы: в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Дважды щелкнув мышью по строке «Создание таблицы в режиме Конструктор», откройте окно таблицы в режиме Конструктор, как показано на рис. 2.
Рис. 2. Определение параметров поля таблицы в режиме Конструктор
В верхней части окна находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой просто список полей с указанием имени поля, типа данных и описания.
В столбце Имя поля введите произвольное имя поля, а в следующем столбце укажите тип данных для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка. Как только курсор оказывается в столбце Тип данных, в нижней части окна возникает бланк Свойства поля (характеристики данного поля). Он представляет собой перечень свойств (слева - название свойства, справа - значение этого свойства) с окном подсказки по каждому свойству. Перечень свойств меняется в зависимости от типа данных, который в текущий момент отображается в столбце Тип данных. Щелкнув мышью на поле значения в бланке свойств, вы можете изменить это значение (в рамках допустимого для этого типа данных). Большинство значений принимается системой по умолчанию, многие свойства можно изменить самостоятельно. Некоторые значения можно выбрать из раскрывающегося списка.
При выборе значения свойства принципиально важно следовать следующим рекомендациям:
· для текстового и числового поля надо указать размер поля, причем для текста это допустимая длина значения (например, 20 или 40символов), а для числа - формат представления в компьютере (байт, целое (два байта), длинное целое и т.д.);
· для поля Дата/время обязательно надо указать формат, чтобы система знала, как обрабатывать вводимые данные. Например, если выбрать Краткий формат даты, система будет ожидать от вас ввода именно даты (в русской версии - ДД.ММ.ГГГГ), а если выбрать Краткий формат времени, в этом поле придется набирать ЧЧ:ММ (часы и минуты);
· в качестве значения свойства Условие на значение вы можете указать логическое выражение, которое должно принимать значение True («Истина») при вводе данных в это поле. В следующем свойстве можно записать произвольное сообщение об ошибке, которое будет выдано системой, например: «Это значение поля недопустимо». Всвойстве Обязательное поле можно указать «Да» (пустые значения недопускаются) или «Нет» (пустые значения допускаются);
· если в первичный ключ вашей таблицы входит одно поле, в свойстве Индексированное поле для него выберите: «Да, совпадения недопускаются», а затем щелкните в панели инструментов на кнопке«Определить ключ» (с изображением ключа). Тем самым вы определите первичный ключ своей таблицы (и запретите ввод записей с повторяющимся значением первичного ключа).
Итак, следуя вышеприведенным рекомендациям, определите поля таблицы. В графе Имя поля задайте имя «№ личного дела». Для определения типа данных этого поля, щелкнув стрелку в графе Тип данных, раскройте список возможных типов данных и выберите вариант Текстовый. В области окна конструктора Свойства поля выберите вкладку Размер поля и определите максимальное количество знаков для ввода в этом поле - 10 символов.
Обратите внимание, что при выборе различных параметров свойства поля в правой части выводится подсказка о назначении параметра.
Действуя аналогично, введите следующие данные о других полях таблицы (табл. 2).
Завершив ввод описания полей таблицы, определите первичный ключ. Для этого, указав поле № личного дела , щелкните кнопку «Ключевое поле» в панели инструментов Стандартная.
Таблица 2. Данные о полях таблицы
Имя поля |
Тип данных |
Свойства (формат поля) |
Фамилия |
Текстовый |
20 символов |
Имя |
Текстовый |
20 символов |
Отчество |
Текстовый |
20 символов |
Дата рождения |
Дата/время |
Длинный формат даты |
Домашний адрес |
Текстовый |
50 символов |
Класс |
Текстовый |
3 символа |
Примечание . Поле первичного ключа определять не обязательно, но желательно. Если первичный ключ не был определен, Microsoft Access при сохранении таблицы спросит, нужно ли создать ключевое поле.
Выбрав команду Режим таблицы в меню Вид , переключите отображение созданной таблицы базы данных в режим отображения таблицы. При этом обязательно сохраните таблицу под именем Учащиеся.
Операции с данными в таблице
Ввод данных . Выбрав в окне таблицу Учащиеся, щелкните кнопку «Открыть». Установите курсор в поле № личного дела и введите значение номер, например, П-69. По окончании ввода значения поля нажмите клавишу Tab для перехода к следующему полю. В остальные поля этой записи введите остальные данные в первой записи:
Петров; Иван; Васильевич; 12.03.89; ул. Горького, 12-34; 4А
По окончании ввода значений всех полей этой записи нажмите клавишу Tab для перехода к следующей записи. Введите еще четыре записи. Заполненная таблица может выглядеть следующим образом (рис. 3).
Закончив создание таблицы, мы открыли ее и заполнили данными. Если вам не нравится ширина столбца таблицы (например, она слишком велика или, наоборот, мала и скрывает часть данных), ее можно уменьшить или увеличить - точно так же, как вы изменяли ширину столбца в Excel.
Перемещение по таблице . Как показано на рис. 3, в строке состояния окна таблицы указываются общее число записей в таблице и номер текущей записи. Текущая запись отмечается стрелкой в левой части окна (в области маркировки записей). Для перемещения по таблице служат кнопки переходов в строке состояния (слева направо: переход к первой записи таблицы, к предыдущей записи, к следующей записи и к последней записи таблицы).
Рис. 3. Заполненная таблица Учащиеся базы данных Группа
Чтобы переместить текстовый курсор в произвольную ячейку таблицы, можно просто щелкнуть на ячейке мышью. Кроме того, по таблице можно перемещаться с помощью клавиш Tab, Shift+Tab , стрелок курсора.
Редактирование таблицы . При вводе данных используется основной стандарт редактирования. Закончив ввод или модификацию данных в конкретном поле, нажмите Tab или Enter (или щелкните мышью в другой ячейке таблицы).
Для ввода (внедрения) объекта OLE надо щелкнуть правой кнопкой мыши на его поле в таблице и выбрать OLE-сервер из списка, как показано на рис. 2.4. После внедрения OLE-объекта отображаемым в таблице значением его поля будет название соответствующего OLE-сервера (например, Точечный рисунок). Чтобы просмотреть или отредактировать объект (или чтобы воспроизвести звукозапись), надо дважды щелкнуть на этом названии.
Операции с записями и столбцами . С помощью команд меню и кнопок панели инструментов вы можете проводить множество стандартных операций с записями и столбцами: вырезать и копировать в буфер, удалять записи, скрывать столбцы и т. д.
Измените структуру таблицы, вставив перед столбцом Дата рождения столбец с полем Пол . Для этого, выделив столбец Дата рождения, в меню Вставка выберите команду Столбец . Переименуйте вставленный столбец, выделив столбец Поле 1 и выбрав в меню Формат команду Переименовать столбец . После этого задайте столбцу имя Пол.
Рис. 4. Выбор OLE-сервера из списка
Для определения свойств нового поля переключите таблицу в режим Конструктора, выбрав команду Конструктор в меню Вид . Определите для поля Пол логический тип данных, а на вкладке Общие в области описания Свойства поля выберите формат Да/Нет и отредактируйте его, записав как Муж/Жен.
Переключите отображение таблицы в Режим таблицы и в поле Пол , включите флажки в записях с мальчиками. Переместите столбец Пол, установив его справа от поля Дата рождения . Для этого выделите столбец Пол, щелкнув область выделения поля со словом Пол, затем отпустите кнопку мыши. Снова нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее в области выделения поля, перетащите столбец Пол в нужное положение.
Отсортируйте записи в таблице по алфавиту фамилий, для чего, щелкнув поле Фамилия , нажмите кнопку «Сортировка» по возрастанию в панели инструментов MS Access или воспользуйтесь командой Сортировка в меню Записи . Отсортированная таблица измененной структуры будет выглядеть, как показано на рис. 5.
Рис. 5. Отсортированная по алфавиту фамилий таблица Учащиеся
Использование фильтра для отбора данных в таблице
Работая с таблицей в оперативном режиме, можно установить фильтр, т.е. задать логическое выражение, которое позволит выдавать на экран только записи, для которых это выражение принимает значение True («Истина»).
Для отбора записей, удовлетворяющих условию Имя=«Павел» , выделив в поле Имя значение Павел, нажмите кнопку «Применение фильтра» на панели инструментов Стандартная или выберите в меню Записи команду Фильтр , затем - Фильтр по выделенному . После этого таблица будет выглядеть, как показано на рис. 6.
Рис. 6. Вид записей таблицы Учащиеся с фильтром Имя=«Павел»
Чтобы снять фильтр и увидеть все записи в таблице, щелкните кнопку «Удалить фильтр» в панели инструментов Стандартная.
Рис. 7. Создание расширенного фильтра
Для отбора записей, удовлетворяющих более сложным условиям отбора, используется расширенный фильтр (рис. 7). Например, для создания фильтра, отбирающего из всех записей таблицы только те, которые удовлетворяют условиям: учащиеся, по отчеству «Семенович», родившиеся после 1 января 1989 г., выберите в меню Записи команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр . После этого в верхней области окна MS Access откроется список полей таблицы Учащиеся, а в нижней области окна будет раскрыт бланк записи фильтра, как показано на рис. 7.
Добавьте в бланк поле Отчество , затем в ячейке Условие отбора для этого поля введите значение «Семенович». Чтобы указать порядок расположения отфильтрованных записей таблицы, выберите ячейку Сортировка и порядок сортировки «по возрастанию». В строке поля выберите из списка еще одно поле Дата рождения и в ячейке Условие отбора для этого поля введите условие отбора в виде логического выражения >#01.01.89#.
Для применения созданного расширенного фильтра щелкните кнопку «Применение фильтра» на панели инструментов Стандартная и посмотрите результат действия расширенного фильтра. Как видно на рис. 8, в таблице отображается только одна запись, удовлетворяющая заданным в фильтре условиям.
Рис. 8. Результат применения расширенного фильтра
Примечание . Фильтры сохраняются автоматически при сохранении таблицы или формы. Таким образом, при повторном открытии таблицы или формы можно будет снова применить сохраненный фильтр.
Итак, нами рассмотрен универсальный способ представления в окне всех полей конкретной таблицы. Основные недостатки этого способа заключаются в следующем.
1. Если полей слишком много, они не умещаются на экране, и приходится прибегать к различным манипуляциям, чтобы отрегулировать («оптимизировать») представление: убирать некоторые столбцы, изменять ширину столбцов, перемещаться по таблице с помощью полосы прокрутки.
2. Если в таблице имеются какие-то коды, таблица теряет информативность: приходится иметь под рукой классификатор, чтобы понять, какому экземпляру объекта соответствует тот или иной код.
Создание и использование формы
Чтобы упростить просмотр, ввод и модификацию данных в конкретной таблице, можно создать для нее одну или несколько форм. Форма - это документ, в окне которого отображается, как правило, одна запись таблицы, причем пользователь имеет возможность по своему усмотрению разместить поля на форме. Таблица и форма - основные объекты в современных информационных системах. Они неотделимы друг от друга и размещены в одном окне документа MS Access на разных вкладках. Формы используются для следующих целей:
· ввода/редактирования данных, помещенных в таблицу;
· организации диалога выбора, предварительного просмотра и печати нужного отчета;
· открытия других форм и отчетов с помощью кнопок данной формы.
По структуре форма похожа на окно диалога. Связь между формой и источником данных для нее создается при помощи графических объектов, называемых элементами управления (рис. 9).
Рис. 9. Панель элементов, используемых при создании формы
Наиболее часто используемым для вывода и ввода данных элементом управления является поле. В зависимости от природы поля вы можете сохранить для него обычное представление (полем ввода, как в таблице), или исключить поле, или описать группой кнопок-переключателей (если поле имеет несколько допустимых значений), или флажком (для логических данных), или полем ввода со списком и т.п.
Сведения в форме могут быть разбиты на разделы. Все формы содержат область данных, но форма также может включать разделы заголовка формы, верхнего колонтитула, нижнего колонтитула и примечания формы. Каждый раздел формы имеет свое предназначение и печатается в определенном порядке. В форме имеются следующие разделы.
1. Заголовок, который отображается вверху и содержит общие сведения, например, название формы.
2. Колонтитулы, в которых отображаются сведения для вывода форм на печать, например, название столбцов, дата и номер страницы.
3. Область данных формы, которая включает в себя поясняющий текст, данные, вычисленные значения, графические элементы (рисунки).
4. Примечание формы, в котором содержатся сведения, общие для всех записей, инструкции по работе с формой.
Как и любой объект MS Access, можно создать форму вручную или воспользоваться услугами Мастера форм. Форма создается для конкретной таблицы или конкретного запроса. Подробные сведения о создании и использовании форм можно получить, выбрав в справке MS Access тему «Работа с формами». Для создания формы необходимо в окне базы данных щелкнуть значок Формы в списке Объекты. Нажав кнопку «Создать» на панели инструментов окна базы данных, в диалоговом окне Новая форма выберите строку Конструктор и имя таблицы, на которой нужно основать форму, например Учащиеся, как показано на рис. 10, после чего нажмите кнопку «ОК».
Рис. 10. Окно выбора способа создания формы
Примечания :
1. Если форма не будет содержать данные (например, если нужно создать кнопочную форму для открытия других форм или отчетов или если нужно создать пользовательское диалоговое окно), не выбирайте ничего из этого списка.
2. Чтобы создаваемая форма использовала значения из нескольких таблиц, она должна быть основана на запросе.
После этого форма будет открыта в режиме Конструктора. В режиме Конструктора разделы представлены в виде полос, и каждый содержащийся в отчете раздел представлен один раз. Способ отображения сведений в каждом разделе определяется расположением элементов управления, таких, как надписи и поля.
Для размещения поля таблицы в форме следует взять его мышкой в таблице и оттащить в область данных, как показано на рис. 11.
Рис. 11. Создание формы в режиме Конструктора
При выборе любого из компонентов в формах и отчетах Microsoft Access отображает маркеры перемещения для поля и подписи, а также маркеры изменения размеров для выбранного компонента. Подпись находится слева от поля и перемещается вместе с ним. Для выделения отдельно подписи или поля нужно взять объект мышкой за левый верхний маркер и оттащить, как показано на рис. 12.
Для одновременного перемещения нескольких объектов выделите элементы управления, удерживая прижатой клавишу Shift .
Рис. 12. Выделение и перемещение элементов управления
Наведите указатель на границу любого выделенного элемента управления и, когда указатель примет форму руки, переместите элементы управления в нужную позицию.
Для изменения форматирования элемента формы можно использовать кнопку «Автоформат на панели инструментов», кнопки на панели инструментов Форматирование или команды контекстного меню. Для изменения свойств поля, выбрав объект формы, щелкнем правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберем команду Свойства . Выбирая вкладки, можно изменить свойства объекта, например, цвет, отображаемые в поле формы данные, связать с этим объектом определенные события и т.п. (рис. 13).
Рис. 13. Окно изменения свойств объекта формы
Задайте маску ввода даты, для чего, указав поле Дата рождения , выберите в контекстном меню команду Свойства . В окне Поле: Дата рождения на вкладке Данные , щелкнув строку Маска ввода , в окне Создание масок ввода выберите вариант Краткий формат даты, в поле Проба задайте вариант ввода даты для проверки избранной маски ввода. Щелкнув кнопку «Далее», отредактируйте маску ввода. Для применения созданной маски ввода щелкните кнопку «Готово».
Рис. 14. Создание заголовка формы
Создайте заголовок формы, для чего, выбрав в меню Вид команду Заголовок/примечание формы , откройте разделы Заголовок и Примечание. После этого, выбрав в панели инструментов Конструктора инструмент Надпись , укажите место в зоне заголовка формы, задайте размер надписи и введите ее текст «Учащиеся», как показано на рис. 14.
Завершите создание формы, выбрав команду Режим формы в меню Вид. После сохранения макета формы данные таблицы будут представлены, как показано на рис. 15.
Назначение и основные возможности Access
База данных (БД) - это интегрированная совокупность взаимосвязанных данных. Обычно база данных создается для одной конкретной предметной области, организации или прикладной задачи.
Для облегчения работы с базами данных используются системы управления базами данных (СУБД, англоязычная аббревиатура DBMS - Database Management System) - специальные пакеты программ обеспечивающие ввод, поиск, хранение, пополнение, корректировку данных, формирование отчетов и ответов на запросы пользователей баз данных. СУБД также обеспечивают сохранность и перемещение данных, а также возможность их использования другими программными средствами. В настоящее время большинство экономических и информационно-справочных программных комплексов реализовано на основе применения той или иной СУБД.
MS Access - наиболее популярная на сегодняшний день СУБД для персональных компьютеров. Она представляет собой систему обслуживания реляционных баз данных с графической оболочкой. Данные в таких базах представляются в виде одной или нескольких таблиц, состоящих из однотипных записей. Система обслуживания включает в себя ввод данных в ЭВМ, отбор данных по каким-либо признакам (критериям или параметрам), преобразование структуры данных, вывод данных, являющихся результатом решения задач в табличном или каком-либо ином удобном для пользователя виде.
MS Access позволяет создавать связанные объекты и устанавливать ссылочную целостность данных. MS Access поддерживает встраивание OLE-объектов (Object Linking and Embedding) в рамках среды Windows.
В состав пакета MS Access входит также ряд специализированных программ, решающих отдельные задачи (так называемых Мастеров).
Запуск программы
Для запуска MS Access можно использовать меню Пуск системы Windows и с помощью мыши выбрать команду Программы , а затем Microsoft Access , в случае отсутствия Microsoft Access в меню Программы выберите Microsoft Office и в его подменю найдите Microsoft Access .
После запуска MS Access на экране появляется окно диалога Access с наименованием MICROSOFT ACCESS в строке заголовка. В этом окне следует выбрать один из трех предлагаемых параметров: открытие существующей базы данных, создание новой (пустой) базы данных и создание базы данных с помощью Мастера.
Для создания пустой базы данных выберите параметр Новая база данных и в открывшемся окне диалога ФАЙЛ НОВОЙ БАЗЫ ДАННЫХ:
1. Выберите из раскрывающегося списка Папка папку, в которой предполагается сохранить создаваемую базу данных, а в поле "Имя файла" введите имя базы данных.
2. Нажмите кнопку Создать .
Главное окно MS Access
После запуска MS Access на экране появляется главное окно Access с наименованием MICROSOFT ACCESS в строке заголовка. Если открывается существующая база данных, то ее имя помещается в строку заголовка окна БД. Это окно может быть развернуто до размера полного экрана, уменьшено, минимизировано до пиктограммы или закрыто.
Главное окно MS Access содержит строку меню, панель инструментов, строку состояния и окно базы данных. Закрытие окна базы данных приводит к закрытию самой БД.
Через меню Файл можно открыть имеющуюся базу данных или создать новую базу данных.
Строка меню. В строке меню , находящейся в верхней части экрана содержится меню текущего окна. Задать команду можно как с помощью мыши (выбрав имя соответствующего меню и в нем строку с нужной командой), так и с клавиатуры (нажав клавишу ALT и клавишу буквы, подчеркнутой в нужном пункте меню).
Панель инструментов. Под строкой меню располагается панель инструментов , состав набора кнопок которой зависит от назначения конкретной панели инструментов. Каждому режиму работы соответствует собственная панель инструментов. После запуска Microsoft Access появляется панель инструментов базы данных. Для того чтобы выбрать другую, необходимую для работы панель инструментов, воспользуйтесь командой Панели инструментов (менюВид) , либо установите указатель мыши в область панели инструментов и нажав правую кнопку мыши выберите команду Настройка .
Строка состояния. Строка состояния расположена внизу Access-окна. В ней появляются сообщения о ходе выполнения команд и текущем состоянии системы. Когда система готова выполнить команду пользователя, в этой строке присутствует сообщение Готово . Если будет выделена какая-то команда или опция, то вместо сообщения о готовности появляется короткий пояснительный текст, разъясняющий назначение выбранного элемента.
Окно базы данных
Окно базы данных состоит из шести вкладок. В этом окне осуществляются все операции обработки входящих в базу объектов. Их перечень соответствует ярлыкам вкладок в верхней части окна базы данных. При создании новой базы данных список объектов в каждой вкладке пуст.
Рисунок 1. Окно базы данных
В Access-базу данных могут входить разнородные объекты. Как правило, БД состоит из достаточно большого числа таких объектов. Различают следующие типы объектов:
Таблица - набор данных по конкретной теме. Данные таблицы хранятся в записях (строках), состоящих из отдельных полей (столбцов).
В БД Microsoft Access все данные хранятся в виде таблиц.
Запрос позволяет выбрать из БД только необходимую информацию, т.е. ту, которая соответствует определенному условию и нужна для решения определенной задачи.
Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску-формуляр, позволяющую ограничить объем информации, доступной пользователю.
Отчет предназначен для печати любого набора данных, оформленного соответствующим образом.
Макрос автоматизирует выполнение конкретной операции БД без программирования.
Модуль содержит программы на языке Visual Basic, применяемые для настройки, оформления и расширения БД.
Таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули - это самостоятельные объекты, сохраняющиеся в общем файле базы.
Пример проектирования БД
Задача: Создать БД реализации товаров со складов, при условии, что на одном складе может храниться только один вид товара.
1. Составим примерный перечень отчетов, которые могут быть затребованы пользователями БД.
Отчет №1. Данные о товарах (Наименование, Марка, Цена, Номер телефона склада, где хранится товар, Количество имеющегося на складе товара, Описание товара, Название фирмы, которая занимается реализацией товара).
Отчет №2. Данные о фирмах (Название фирмы, Адрес фирмы, Телефон фирмы, Наименование товара, реализуемого фирмой).
Отчет №3. Система скидок (Фирма, Товар, Скидка).
Отчет №4. Продажи (Дата, Фирма, Товар, Марка товара, Количество проданного товара).
Отчет №5. Данные о складах (Номер склада, Адрес склада, Телефон склада, Фамилия заведующего, Товар, хранимый на складе).
Отчет №6. Данные о контактных лицах фирм (Фамилия, Имя, Дата рождения, Домашний адрес, Домашний телефон, Должность, Название фирмы, сотрудником которой он является).
Отчет №7. Список директоровфирм (Фамилия, Телефон фирмы, Адрес фирмы, Домашний телефон, Домашний адрес)*.
2. Составим подробный перечень всех элементов данных, требуемых для отчетов и сгруппируем их в таблицы БД:
Отчет №1 | Отчет №2 | Отчет №3 | Отчет №4 | Отчет №5 | Отчет №6 | Отчет №7 | |
Наименование товара | + | + | + | + | + | ||
Марка товара | + | + | |||||
Цена | + | ||||||
Количество | + | ||||||
Описание товара | + | ||||||
Название фирмы | + | + | + | + | + | ||
Адрес фирмы | + | + | |||||
Телефон фирмы | + | + | |||||
Скидка | + | ||||||
Номер склада | + | ||||||
Адрес склада | + | ||||||
Телефон склада | + | + | |||||
Фамилия заведующего | + | ||||||
Дата продажи | + | ||||||
Количество продажи | + | ||||||
Фамилия контактного лица | + | + | |||||
Имя | + | ||||||
Дата рождения | + | ||||||
Адрес домашний | + | + | |||||
Телефон домашний | + | + | |||||
Должность | + | + |
Сгруппируем данные в таблицы:
Таблица 1 Таблица 2 Таблица 3
Товары Фирмы Склады
Таблица 4 Таблица 5
Контактные лица Продажи3. Для каждой таблицы определим уникальный идентификатор (первичный ключ) и перегруппируем таблицы так, чтобы в них остались только данные, относящиеся к объекту, определяемому первичным ключом.
Товары Фирмы Контактные лицаСклады
Сформировав таблицы и установив ключевое поле для каждой таблицы, между таблицами можно установить взаимосвязи, которые будут поддерживаться при создании форм, отчетов и запросов и задать условия целостности данных этих таблиц.
Существует 3 типа связей:
"один к одному" – каждой записи одной таблицы соответствует только одна запись в другой;
"один ко многим" - каждой записи одной таблицы может соответствовать несколько записей в другой таблице или "многие к одному" – в таблице может быть несколько записей, соответствующих только одной записи в другой таблице;
"многие ко многим" – множеству записей одной таблицы соответствует множество записей другой таблицы.
При определении связи ключ в одной таблице содержит ссылки на конкретные записи в другой таблице. Поле, не являющееся ключевым для данной таблицы, но значения которого являются значениями первичного ключа другой таблицы, называют внешним ключом. Содержимое поля внешнего ключа (значения и свойства) должно совпадать с содержимым ключевого поля. Эти поля также могут иметь одинаковые имена.
В нашем примере между полученными объектами установились следующие отношения:
"Склады" и "Товары"–– отношение "один ко многим";
"Фирмы" и "Контактные лица" –– отношение "один ко многим";
"Фирмы" и "Товары" - отношение "многие ко многим".
Аccess не позволяет определить прямую связь "многие ко многим" между двумя таблицами. В этом случае необходимо создать дополнительную таблицу пересечения, с помощью которой одна связь "многие ко многим" будет сведена к двум связям типа "один ко многим". В нашем примере такой дополнительной таблицей может являться таблица "Продажи", ключ которой состоит из двух полей (составной ключ), являющимися полями первичного ключа в таблицах "Фирмы" и "Товары".
ПродажиТак как одна фирма может покупать один и тот же товар в разные дни, то в ключ следует добавить еще одно поле, позволяющее сделать каждую запись таблицы уникальной. В нашем случае в ключ можно поместить поле Дата продажи .
|
Графически связи и таблицы после преобразования могут быть представлены в следующем виде:
Рисунок 2. Схема БД Продажи.
Создание таблицы
Создание таблицы производится в два этапа:
§ определение структуры таблицы.
§ ввод данных.
Создание таблицы в MS Access осуществляется в окне базы данных.
1. Перейдите на вкладку Таблицы и нажмите кнопку Создать .
2. В появившемся окне диалога НОВАЯ ТАБЛИЦА выберите подходящий Вам вариант создания таблицы.
3. Нажмите кнопку ОК .
Установка первичного ключа
Объявление первичного ключа обеспечивает уникальность строк и препятствует вводу повторяющихся блоков данных. Это поле не может содержать одинаковую величину в двух различных записях. Ключевое поле помогает Microsoft Access наиболее активно организовать поиск, хранение и объединение данных.
В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ .
Указание поля счетчика в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика.
Простой ключ определяется полем, содержащим уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера. Ключевое поле не может содержать повторяющиеся или пустые значения. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.
В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать составной ключ , состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим». Если определить подходящий набор полей для составного ключа сложно, следует добавить поле счетчика и сделать его ключевым. Например, не рекомендуется определять ключ по полям «Имена» и «Фамилии», поскольку нельзя исключить повторения этой пары значений для разных людей. Обычно в качестве ключа используются числовые поля.
Первичный ключ может быть определен только в режиме Конструктора таблиц:
1. Выделите поле, которое должно стать полем первичного ключа.
2. Вызовите команду Ключевое поле (меню Правка ) или нажмите кнопку КЛЮЧ панели инструментов.
Завершение работы MS Access
Для завершения работы MS Access:
1. Дважды щелкните на кнопке системного меню окна MS Access или выберите команду Выход (меню Файл ).
2. В появляющихся диалоговых окнах нажимайте соответствующие цели вашей работы кнопки ДА или НЕТ.
Упражнение 1
1. Создайте базу данных Продажи , в соответствии с проектом, предложенном на стр. 4 (Этапы проектирования базы данных).
2. Создайте таблицы "Склады", "Товары", "Фирмы", "Контактные лица" и "Продажи", определив в режиме Конструктора их структуры в соответствии с рисунком 3 (стр. 10), задав ключевые поля* и указав тип данных для каждого поля:
|
|
3. Сохраните таблицы под соответствующими названиями.
4. Установите связи между таблицами, подтвердив необходимость обеспечения целостности данных, каскадного обновления и удаления данных в связанных таблицах.
Работа с данными таблицы
Ввод записей
Ввод записей выполняется в режиме работы с таблицами. Переход к табличному представлению БД осуществляется с помощью кнопки РЕЖИМ ТАБЛИЦЫ панели инструментов или с помощью команды Режим таблицы (менюВид) .
На панели состояния внизу экрана отображается описание каждого поля.
Быстрый путь ввода данных
Копирование данных из предыдущей записи
Для копирования данных из аналогичного поля предыдущей записи в текущую надо нажать <Ctrl>+<«> (кавычки).
Вставка текущего времени или даты
Чтобы вставить текущую дату надо нажать <Ctrl>+<;> (точка с запятой).
Чтобы вставить текущее время надо нажать <Ctrl>+<:> (двоеточие).
Инструменты редактирования Windows
Для экономии времени при вводе данных также можно пользоваться инструментами редактирования Windows: вырезанием (<Ctrl>+
Сохранение данных
В MS Access изменения сохраняются автоматически при следующих действиях:
§ Переход к следующей записи.
§ Закрытие режима таблицы или формы.
Поиск и замена данных
1. В окне БАЗА ДАННЫХ выберите вкладку ТАБЛИЦА или ФОРМА, а затем дважды щелкните на имени соответствующего объекта, в котором хотите осуществить поиск.
2. Щелкните в любом месте поля, в котором будет осуществляться поиск.
3. Щелкните на кнопке НАЙТИ панели инструментов или выберите команду Найти… (менюПравка ).Появляется диалоговое окно ПОИСК В ПОЛЕ. Заголовок окна содержит наименование соответствующего поля.
4. В поле "Образец" введите последовательность символов, которую нужно искать.
5. В поле "Совпадение" укажите: С начала поля , если данные по которым ведется поиск известны целиком, С любой частью поля , если поиск ведется по части данных, которая может оказаться в различных областях поля, например, по первым или последним трем символам.
6. Установите область и направление поиска.
7. Щелкните на кнопке НАЙТИ.
8. Если осуществляется поиск более чем одной записи, то для продолжения поиска щелкните на кнопке НАЙТИ ДАЛЕЕ.
9. Если других записей не найдено, Microsoft Access запрашивает, намерены ли Вы продолжить поиск, начав с самой первой записи таблицы.
10. Щелкните на кнопке ЗАКРЫТЬ, чтобы закрыть диалоговое окно.
Для выполнения замены данных используйте команду Заменить из меню Правка .
Сортировка данных
Для выполнения сортировки данных в таблице или форме:
1. Выберите в таблице или форме поле сортировки. В режиме таблицы выделите столбец для сортировки.
2. Для выполнения сортировки по возрастанию (А-Я) или по убыванию (Я-А) нажмите соответствующую кнопку панели инструментов или выберите команду Сортировка (менюЗаписи ).
Фильтрация данных
Фильтрация данных позволяет выбрать из БД только те записи, которые удовлетворяют некоторому условию.
В MS Access-97 существует четыре вида фильтров:
1. Фильтр по выделенному фрагменту: определяет какие записи выводятся на экран путем выделения данных в таблице в Режиме Таблицы (в том случае, если выделенный фрагмент отсутствует, по умолчанию в качестве условия воспринимается значение той ячейки, в которой стоял курсор).
2. Обычный фильтр: по команде Изменить фильтр определяет, какие записи выводятся на экран путем выбора в качестве условия значения из списка значений каждого поля. (Использование закладки ИЛИ внизу экрана позволяет накладывать несколько условий на значения одного поля).
3. В Поле Фильтр для: (контекстного меню) условие задается непосредственно в контекстном меню для того поля, в котором это меню вызывалось.
4. Расширенный фильтр: позволяет проводить не только фильтрацию, но одновременно и сортировку по возрастанию или убыванию по нескольким полям одновременно.
В режиме работы с таблицами выберите команду Фильтр/ Расширенный фильтр (менюЗаписи ). В окне ФИЛЬТР укажите все параметры интересующих записей, начав с указания поля, для которого нужно установить условия:
1. Перетащите выбранное имя поля в первую клетку строки "Поле" бланка фильтра или из предложенного в строке "Поле" бланка фильтра списка выберите нужное поле, щелкнув на стрелке в правой части клетки поля.
2. В клетку "Условие отбора" введите с клавиатуры соответствующее условие. В качестве условия может быть использовано любое выражение и подстановочные символы (* - соответствует любому количеству букв, цифр или других символов, ? – соответствует любому текстовому символу, # - соответствует любой цифре, - соответствует любому одному символу из заключенных в скобки и др.)
3. Нажмите клавишу Enter . Microsoft Access добавляет к вашему критерию недостающие символы (кавычки - для текста, знак # - для даты и т.д.)
4. Щелкните на кнопке ПРИМЕНИТЬ ФИЛЬТР панели инструментов или выберите команду Применить фильтр (менюФильтр ).
Для того чтобы отобразить все записи, выберите команду Удалить фильтр (менюЗаписи ).
Фиксация столбцов
Для того чтобы зафиксировать столбцы, которые не будут уходить за край экрана при прокрутке:
1. Выделите в левой части окна эти столбцы.
2. Выберите команду Закрепить столбцы (меню Формат ). (Если выделенных столбцов нет, при выполнении этой команды фиксируется столбец, содержащий курсор.)
Новые зафиксированные столбцы добавляются справа к зафиксированным ранее.
Зафиксированные и незафиксированные столбцы разделяются жирной линией.
Для отмены фиксации столбцов следует выбрать команду Освободить все столбцы (меню Формат) .
Создание простого отчета
Для автоматического создания простого отчета с помощью мастера:
1. В окне Базы Данных выберите вкладку ТАБЛИЦА.
2. Выберите нужную таблицу.
3. Выберите команду Автоотчет (меню Вставка) или нажмите кнопку НОВЫЙ ОБЪЕКТ: АВТООТЧЕТ панели инструментов для создания отчета, содержащего все поля и записи таблицы.
Упражнение 2
1. Откройте БД Продажи , созданную в результате выполнения Упражнения 1.
2. Введите данные в таблицы Склад , Фирмы , Товары:
3. Для таблицы Товары в режиме Конструктора выберите в столбце "Тип данных" поля "Название" Мастер подстановок… и введите в один столбец фиксированный набор используемых в этом поле значений. Для поля "Номер склада" также воспользуйтесь Мастером подстановок и указав таблицу Склады, выберите соответствующее для подстановки поле.
4. Введите данные в таблицу, используя для полей "Название" и "№склада" значения из выпадающего списка. При заполнении поля "№склада", учитывайте условие, что на одном складе хранится только один вид товара (телевизор, видеокамера и т.п.).
Код товара тоотоааюютоватовара | Наименование | Марка | Цена | № склада | Кол-во | Описание |
Телевизор | GoldStar СM-2180K | $459 | ||||
Телевизор | Philips 25PT9001 | $1499 | ||||
Телевизор | Panasonic 25V50R | $765 | ||||
Телевизор | GoldStar CF-14E20B | $230 | ||||
Видеомагнитофон | Panasonic HS-800EE | $1400 | ||||
Видеомагнитофон | Philips VR-756 | $450 | ||||
Видеокамера | Samsung VP-J55 | $530 | ||||
Видеокамера | Sharp E37 | $845 | ||||
Музыкальный центр | Panasonic DH32 | $320 | ||||
Музыкальный центр | Panasonic DH32 | $1289 |
Данные о количестве и описании товара заполните самостоятельно произвольными значениями.
5. Для полей внешнего ключа таблиц Контактные лица и Продажи в режиме Конструктора в столбце Тип данных выберите Мастер подстановок и укажите значения каких полей и из каких таблиц будут использованы в этом поле. В таблице Продажи для поля "Код фирмы" выберите в качестве столбца подстановки поля "Код фирмы" и "Название" таблицы Фирмы. Для поля "Код товара" – поля "Код товара", "Наименование" и "Марка" таблицы Товары. На вкладке "Подстановка" свойств поля "Код товара" установите число строк, выводимых в поле со списком*, значение "Да" на вывод заглавий столбцов, подставляемых значений и ненулевую ширину для всех трех столбцов.
6. Самостоятельно заполните данными таблицы Контактные лица и Продажи.
7. Проверьте схему данных.
8. Откройте таблицу Товары.
9. Добавьте запись: Видеокамера, Panasonic NV-DX1E, $2599.
10. Осуществите замену названий GoldStar на LG Electronics.
11. Отсортируйте данные по цене.
12. Используя фильтрацию, выберите данные: по названиям, например, о музыкальных центрах и по цене меньше определенного числа, например, меньше 800.
13. Отобразите на экране только данные полей "Наименование", "Марка " и "Цена", удалив с экрана лишние данные.
14. Добавьте поле Изображение (тип OLE).
15. Добавьте в первую запись объект - рисунок телевизора, созданный в графическом редакторе.
16. Пользуясь буфером обмена, скопируйте полученные данные в три последующие клетки.
17. Просмотрите данные в режиме АВТОФОРМА.
18. В режиме АВТОФОРМА добавьте запись: Видеомагнитофон, Sony E15OEE, $269.
19. В режиме АВТОФОРМА осуществите поиск товаров фирмы Philips.
20. На основе таблицы Товары, подготовьте автоотчет.
10. Создание и открытие запроса
Использование запросов позволяет осуществлять различные формы доступа к одной и той же информации. Запрос - это объект БД, допускающий многократное использование. Результат запроса – представленный в табличном виде набор данных, который задается в режиме КОНСТРУКТОРА. Запросы могут быть созданы как с помощью Мастера, так и самостоятельно.
Для создания нового запроса:
1. В окне БАЗА ДАННЫХ выберите вкладку ЗАПРОС и нажмите кнопку Создать .
2. Выберите режим КОНСТРУКТОР.
3. В диалоговом окне ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ укажите имена таблиц, по полям которых будет производиться запрос, нажимая кнопку Добавить после каждого указанного имени таблицы.
4. Нажмите кнопку Закрыть .
Примечание : Добавить таблицу можно и в режиме КОНСТРУКТОРА ЗАПРОСА, с помощью команды Добавить таблицу (менюЗапрос).
Для создания запроса на основе открытой таблицы:
1. Выберите имя таблицы в меню Окно для вывода на экран соответствующего окна.
2. Выберите команду Запрос (меню Вставка) .
3. В диалоговом окне НОВЫЙ ЗАПРОС выберите режим КОНСТРУКТОР.
В режиме КОНСТРУКТОРА, в специальном бланке запроса указываются условия отбора выводимых на экран полей и записей одной или нескольких таблиц и порядок их отображения.
В бланке запроса содержится 6 строк:
MS Access позволяет выполнять следующие типы запросов:
1. QBE-запросы (QBE=Query By Example - Запросы по образцу ):
§ запрос на выборку;
§ перекрестный запрос;
§ запрос на создание таблицы;
§ запрос на обновление;
§ запрос на добавление записей;
§ запрос на удаление записей.
Каждый из этих типов указывается в меню Запрос после вывода на экран окна Запрос в режиме КОНСТРУКТОРА. В некоторых случаях MS Access выводит на экран диалоговое окно непосредственно перед началом запроса, в других же - изменяет список полей бланка Запроса так, чтобы можно было задать необходимые действия. После сохранения запроса MS Access использует специальные обозначения в окне базы данных, показывающие тип запроса.
2. Запросы SQL (Structured Query Language - Структурированный язык запросов).SQL – стандартизированная форма составления запросов для обработки реляционных баз данных. При выполнении QBE-запросов они транслируются в соответствующие SQL-запросы.
Запрос на выборку
Запрос на выборку является самым распространенным типом запроса. Данный запрос определяет, какие записи или поля из одной или нескольких таблиц будут отображены при его выполнении.
Для выбора записей, удовлетворяющих определенным критериям:
1. В строке «Поле» щелкните в правой части клетки на стрелке, указывающей вниз и выберите имя поля, по которому будет осуществляться запрос. Если запрос осуществляется по полям из разных таблиц, то сначала щелкните в строке «Таблица» и укажите нужную таблицу, что позволит ограничить список полей в строке «Поле». Если запрос будет осуществляться по нескольким полям, отобразите их имена в свободных клетках строки «Поле».
2. Проследите, чтобы в строке «Вывод на экран» флажок отображался бы галочкой.
3. В строке «Условие отбора» введите критерии выбора. (Для задания диапазона значений в окне Конструктора запросов могут быть использованы операторы > (больше), >= (не менее), < (меньше), <= (не более) и Between (Выражение1) and (Выражение2) как с текстовыми и числовыми полями, так и с полями дат). Для ввода условия выборки можно использовать окно ПОСТРОИТЕЛЬ ВЫРАЖЕНИЙ (кнопка ПОСТРОИТЬ панели инструментов или соответствующая кнопка контекстного меню).
4. Если это нужно, сохраните запрос для последующего использования.
Для выполнения запроса нажмите кнопку с восклицательным знаком: ЗАПУСК панели инструментов или воспользуйтесь командой Запуск (менюЗапрос) .
Вычисляемые поля в запросах
Запрос можно использовать для выполнения расчетов и подведения итогов из исходных таблиц.
Для создания вычисляемых полей используются математические и строковые операторы. При этом Access проверяет синтаксис выражения и автоматически вставляет следующие символы:
квадратные скобки (), в них заключаются имена элементов управления;
знаки номеров (#), в них заключаются распознанные даты;
кавычки (""), в них заключается текст, не содержащий пробелов или знаков пунктуации.
Выражения, определяемые пользователем, дают возможность выполнять действия с числами, датами и текстовыми значениями в каждой записи с использованием данных из одного или нескольких полей. Например, обычное выражение позволяет найти разность значений двух полей типа даты, соединять несколько строковых значений в текстовом поле или умножить значения одного поля на итоговое значение.
Поле, содержимое которого является результатом расчета по содержимому других полей, называется вычисляемым полем. Вычисляемое поле существует только в результирующей таблице. Общий формат вычисляемого поля выглядит так:
Имя вычисляемого поля: Выражение для создания вычисляемого поля .
Пример: Прибыль:[Доход]-[Расход]
Создание вычисляемого поля осуществляется путем простого ввода выражения для вычисления в ячейку «Поле» пустого столбца бланка запроса. Вычисляемое поле создается с помощью выражения, которое вводится в пустую ячейку Поле в бланке запроса.
Например, Цена со скидкой:[Цена]-[Цена]*0,1
После выполнения запроса вычисляемое поле, основанное на этом выражении, выводит на экран результат вычислений, а не само выражение.
1. В строку «Поле» пустого столбца бланка запроса введите выражение, начинающееся со знака «=» и состоящее из имен полей, записанных в квадратные скобки и какой-либо арифметической или другой операции.
2. После выполнения запроса в результирующей таблице появится новое поле с названием «Выражение1», используемым в качестве имени вычисления выражения.
3. В режиме конструктора запроса измените имя «Выражение1» на более значимое.
Для того чтобы ввести сложные вычисления используйте окно ПОСТРОИТЕЛЬ ВЫРАЖЕНИЙ, которое вызывается нажатием кнопки ПОСТРОИТЬ панели инструментов, либо соответствующей командой контекстного меню. Построитель выражений облегчает создание выражений, позволяя выбирать его составляющие элементы (арифметические операции, встроенные функции, названия полей имеющихся в БД таблиц и запросов и т.п.) при помощи кнопок и списков.
Для расчетов с использованием формул, определяемых пользователем, требуется создать новое вычисляемое поле прямо в бланке запроса.
Результаты вычислений также могут быть использованы в условиях отбора для определения записей, которые выбираются в запросе, или для определения записей, над которыми производятся какие-либо действия.